Bestellen van vaccins via ElectrA of Personeelsbeheer. 

 

Inhoud

Hoe werkt de bestelmodule? Enkele belangrijke principes.

  • Bestelling en registratie op naam
    • IDEWE moet de geplaatste vaccins op naam registreren en doorgeven aan de overheid. Daarom is het nodig dat de bestellingen ook op naam worden doorgegeven. Alle geplaatste vaccins zijn na plaatsing door uw werknemers consulteerbaar op https://www.mijngezondheid.belgie.be/
       
  • Op elke campagne staat er een deadline.
    • Dit betekent dat de bestelling moet zijn geplaatst vóòr het verstrijken van deze deadline. IDEWE communiceert het uiterste besteldatum via de gebruikelijke kanalen. Voor wijzigingen na het verstrijken van de deadline kan u uw regionaal IDEWE-kantoor contacteren.
       
  • Locaties
    • U kan zelf bepalen waar uw medewerkers zullen worden gevaccineerd.
    • Dit kan zowel in uw eigen locatie als in een IDEWE-centrum.
    • ! Belangrijk ! bij een eigen locatie is een minimum aantal van 20 vaccins per locatie vereist. 
       

  • Zelfregistratie 

    • Door de zelfregistratie te activeren kunnen uw werknemers zichzelf inschrijven voor de griepvaccinatie. U bepaalt de keuze voor de locatie(s) van vaccinatie (eigen locaties en/of IDEWE locaties). Na het aanmaken van de locatie(s) kan u een link uitsturen binnen uw organisatie. Uw werknemers kunnen zich inschrijven voor een griepvaccinatie op de gewenste locatie, zelf kan u via de vaccinatiemodule de stand van inschrijvingen raadplegen en beheren. Het systeem is flexibel , dus laat toe om zowel werknemers zichzelf online te laten registeren als 
      de werknemers voor u als beheerder toe te voegen.       U bepaalt zelf, in uw communicatie naar uw werknemers, wanneer de interne inschrijvingsperiode is afgelopen. Na het afsluiten van de inschrijfperiode wordt de bestelling nagekeken en definitief geplaatst. Dit doet u voor of ten laatste op de deadlinedatum. IDEWE communiceert het uiterste besteldatum via de gebruikelijke kanalen. 

IDEWE voorziet ook affiches met een QR-code die je werknemers kunnen scannen en via deze weg de link openen om zichzelf te registreren voor een griepvaccin. Vraag je affiche aan bij je regionale IDEWE-kantoor! 

  • Keuze van planning 

      • Binnen de vaccinatie-app heeft u 2 mogelijkheden voor het inplannen van griep afspraken; werknemer plant zelf of werkgever doet planning. Indien u kiest voor werkgever doet planning zal u, als contactpersoon griepvaccinatie, een mail vanuit het systeem krijgen om de planning te starten. U moet de planning opmaken voor uw eigen locatie(s) én in de IDEWE-centra. Nadien dient u alle gemaakte afspraken door te geven aan uw werknemers.Uw werknemer zal 1 uitnodiging krijgen en nadien maximaal 3 reminders. Wij versturen de reminders steeds met een interval van 7 dagen startend na het ontvangen van de éérste uitnodiging.
        Wenst u dat de werknemers zelf een afspraak maken voor hun griepvaccinatie, dan activeert u de optie -werknemer plant zelf-. Via deze optie zal u, als contactpersoon griepvaccinatie, enkel op de hoogte gesteld worden van de vaccinatiedata voor uw eigen locatie(s), maar zal de inplanning automatisch verlopen via uw werknemers. U kan ten allen tijden via de vaccinatieapp bekijken wie reeds een afspraak heeft gemaakt voor vaccinatie. Indien u wenst kan u nog steeds zelf de afspraak inplannen voor werknemers, ze zullen dan via mail op de hoogte worden gehouden van de afspraakdatum.Indien werknemers zichzelf dienen in te plannen zal dit steeds verlopen via mail. Omdat wij iedereen die ingeschreven is dienen te bereiken is het belangrijk dat alle mailadressen gekend zijn in onze systemen. Als u hebt gewerkt met zelfregistratie zijn de mailadressen gekend binnen ons systeem. Indien er toch ontbrekende e-mailadressen zijn zal u deze moeten invullen alvorens u de bestelling kan plaatsen. U kan deze gegeven aanvullen in Electra of MyIdewe - personeelsbeheer. Als het vaccinatiemoment op uw locatie/in onze centra is gepland, sturen wij een e-mail naar uw werknemers met de verschillende momenten waarop ze zichtzelf kunnen inplannen voor de plaatsing van hun vaccinatie. Uw werknemers kiezen zelf een datum en tijdslot op hun vaccinatielocatie dat hun het beste past. Indien uw bestelling meerdere locaties bevat is het mogelijk dat uw werknemers gefaseerd hun uitnodigingen ontvangen, dit heeft te maken met de inplanning van de momenten bij IDEWE. Werknemers kunnen zelf hun locatie of de eerder gemaakte afspraken aanpassen via de ontvangen mail(s).

  • Frequentie van mailings 

    • Bevestigen van de bestelling:  U zal, na het plaatsen van uw bestelling steeds een overzicht via mail ontvangen van de laatste wijzigingen en het totaal aantal bestelde vaccins.
       

    • Zelfregistratie : U moet als werkgever de link voor zelfregistratie zelf beschikbaar stellen voor uw werknemers. Als uw werknemers hebben inschrijven voor de vaccinatiecampagne zullen ze een bevestiging ontvangen op hun opgegeven e-mailadres. Indien ze geen bevestigingsmail hebben ontvangen kunnen ze zichzelf opnieuw inschrijven. Deze inschrijving zal niet dubbel doorkomen.
       

    • Zelfplanning: Als het aantal vaccinatiemomenten voor uw organisatie is voorzien, ontvangen de ingeschreven werknemers de vraag tot inplanning van hun vaccinatiemoment. 

      • Ze ontvangen een mail en daarna een reminder tot inplanning van hun vaccinatiemoment, deze reminder zal maximaal 3x uitgestuurd worden met een interval van 7 dagen of zal stoppen als er geen beschikbare vaccinatiemomenten meer ter beschikking zijn. 

      • Als een afspraak is ingepland, ontvangt de werknemer een bevestiging van hun afspraak via e-mail, inclusief de mogelijkheid om hun afspraak te annuleren. 

      • Bij het annuleren van hun afspraak sturen wij ook een bevestiging van annulatie inclusief de mogelijkheid om een nieuwe afspraak te maken.

        Men kan ook steeds de voorkeurslocatie aanpassen bij het maken of wijzigen van een afspraak.

Naar boven.

Hoeveel bestellingen kan ik plaatsen in dezelfde campagne?

In principe kan u in dezelfde campagne meer dan één bestelling plaatsen, maar het is aangewezen om dit slechts uitzonderlijk te doen. Zolang de deadline niet is verstreken kan u uw bestelling immers nog steeds aanpassen. Het is dus niet nodig om voor wijzigingen een bijkomende bestelling te doen. Dit kan eerder tot verwarring leiden.

Het is niet nodig om voor de facturatie verschillende bestellingen op te starten. Wij zullen steeds factureren per werkgeversnummer en hanteren daar de eerder ingestelde regels voor.

Wanneer is een bijkomende bestelling dan wel zinvol?

Een extra bestelling kan zinvol zijn wanneer die bestelling moet worden afgezonderd van de reeds bestaande bestelling.

Voorbeelden van dergelijke situaties:

  • de bijkomende bestelling wordt beheerd door een andere contactpersoon en gebeurt voor een andere reeks werknemers dan de reeds bestaande bestelling
  • een scholengemeenschap heeft een gemeenschappelijke account in ElectrA of Personeelsbeheer, maar iedere school wil afzonderlijk bestellen

Let op, bij het aanmaken van meerdere bestellingen kan je de locaties niet delen. Werknemers kunnen enkel een locatie kiezen die binnen hun eigen bestelling is aangemaakt.

Naar boven.

Hoe kan ik vaccins bestellen? 

 

STAP 1: START BESTELLING 

1/ Ga naar ElectrA – Personeelsbeheer of My IDEWE Professional

2/ klik op de tab ‘vaccinbestelling’ of ‘vaccinatie’

3/ klik op ‘bestel je griepvaccins’

4/ Doorloop de wizard

  • Bestelinformatie = gegevens van de contactpersoon bij de klant

De taal die je hier doorgeeft zal de taal van de mailings naar de contactpersoon zijn.

  • Registratie = bepaal hoe jij wilt dat je werknemers zich registreren voor een vaccin.
  • Locaties = bepaal op welke locaties je werknemers zich mogen registreren
  • * Eigen locaties = definieer hier je eigen locaties

Deze stap is enkel zichtbaar indien je in stap 3 hebt gekozen voor ‘eigen locatie’

  • Inplanning = kies hoe je werknemers zich mogen inplannen voor een vaccinatie

5/ indien je hebt gekozen voor zelfregistratie ben je zelf verantwoordelijk om de link te verspreiden binnen je organisatie.

6/ Werknemers kunnen nu gekoppeld worden aan één van de locaties binnen de bestelling.

 

STAP 3: WERKNEMERS TOEVOEGEN AAN DE BESTELLING 

Werknemers (en andere personen) kunnen toegevoegd worden door ofwel:  ZELFREGISTRATIE of KEUZE WERKNEMERS UIT DE PERSONEELSLIJST

ZELFREGISTRATIE 

Indien je hebt gekozen voor zelfregistratie via de wizard kan je de link voor de registratie hier kopiëren. 

Verspreid de link onder de werknemers die die zich mogen inschrijven voor de vaccinatiecampagne. Communiceer hierbij een duidelijke uiterste registratiedatum voor uw werknemers. Deze datum ligt voor de uiterste besteldatum van IDEWE. 



Je kan steeds je initiele keuze aanpassen onder de instellingen van je bestelling.

 

KEUZE WERKENEMERS UIT DE PERSONEELSLIJST 

Klik op [ Toevoegen ].

Voeg de werknemers toe aan de correcte vaccinatielocatie. 
U selecteert een werknemer door op het plussymbool naast de naam aan te klikken en daarna uw lijst te bevestigen door te klikken op [ Toevoegen ]. 

Als een werknemers is toegevoegd aan een vaccinatielocatie kan deze niet meer toegevoegd worden aan een andere locatie. U moet dan eerst de werknemer terug loskoppelen van de gekoppelde vaccinatielocatie vòòr u deze werknemer kan toevoegen aan een andere locatie. 

Heeft u werknemers die werken voor 2 verschillende entiteiten/aansluitingsnummers, dan vragen we om een uitspraak te doen voor welke entiteit het vaccin wil bestellen. 

Bij het klikken op het plus-teken naast de naam van de werknemer zal een scherm openen met de vraag om een uitspraak te doen over de facturatie van het vaccin van deze werknemers. 

Externe personen die niet op de loonlijst staan zoals vrijwilligers, consultants, vennoten, ... kunnen ook toegevoegd worden aan uw bestelling. 

Klik op de 3 bolletjes naast de [ Toevoegen ]-knop voor de vaccinatielocatie waar u deze externe werknemer wil laten vaccineren. Kies [ Externe persoon toevoegen ]. 


 

Van deze externe personen hebben we een aantal gegevens nodig om te kunnen vaccineren:

  • INSZ-Nummer (rijksregisternummer of BIS-nummer) 
  • Voornaam en Naam 
  • Nationaliteit 
  • Geboortedatum 
  • e-mail adres
  • Aansluitingsnummer waarop het vaccin voor de externe werknemer gefactureerd mag worden  (belangrijk voor een correcte afhandeling van de facturatie van de bestelde vaccins).


 

STAP 4: BESTELLING DOORSTUREN 

Als de vaccinatielocaties gekozen zijn en alle werknemers toegevoegd werden aan een locatie kan de bestelling doorgestuurd worden. 

Klik rechts op het scherm op [ bestel x-aantal vaccins ]. 


 

Bevestig uw keuze. Hiermee stuurt u de bestelling door naar uw regionaal IDEWE-kantoor. 

Uw bestelling kan niet geplaatst worden als er een eigen locatie is met te weinig te vaccineren personen. Er moeten minimum 20 werknemers op een eigen locatie gevaccineerd worden. 

Als u uw werknemers tijdens het al ingeplande medisch onderzoek ter plaatse of met de medische car wil laten vaccineren, neem dan contact op met uw regionaal IDEWE-kantoor. 

U zal zien dat de status van uw bestelling wijzigt van 'IN OPMAAK' naar 'GEPLAATST'. 


 

Naar boven.

Hoe kan ik mijn bestelling nog wijzigen wanneer de uiterste besteldatum nog niet is verstreken? 

Als u een bestelling plaatste maar vóór de uiterste besteldatum nog wijzigingen wil doorvoeren, is het niet nodig om een nieuwe bestelling aan te maken, maar kan u uw bestelling nog wijzigen. 

Dat doet u door linksboven op de knop [ Bestelling heropenen ]  te klikken en te bevestigen dat u uw bestelling wil heropenen. 

Als uw bestelling is heropend, kan u terug alle aanpassingen doen die nodig zijn: extra werknemers toevoegen, extra vaccinatielocaties toevoegen, werknemers verwijderen. 

Als u alle wijzigingen hebt doorgevoerd, moet u uw bestelling opnieuw doorsturen om de bestelling af te ronden. 

 

Naar boven.

Hoe kan ik werknemers verwijderen uit de bestelling? 

U kan werknemers uit de bestelling verwijderen door te klikken op de 3 bolletjes naast de 
[ Toevoegen ]-knop en daar de bestelde vaccins raadplegen. 


 

Er verschijnt een overzicht van de geselecteerde werknemers van de gekozen vaccinatielocatie. Hier kan u de geselecteerde werknemers uit de bestelling halen door op het vuilbakje naast hun naam te klikken en het overzicht weer te sluiten. 


 

 

Naar boven.

Ik heb besteld, wat nu? 

Uw bestelling wordt doorgestuurd naar uw regionale IDEWE-kantoor. Zij zullen een passend vaccinatiemoment vastleggen en u hiervoor contacteren. 

Een communicatie over deze vaccinatiemoment kan u verwachten vanaf begin oktober. De vaccinatieperiode binnen IDEWE start midden oktober en duurt tot eind december. 

Lees op onze website en klantenzone alle recente info over de organisatie van de griepprik dit jaar.   

 Naar boven.

Hoe kunnen werknemers zichzelf inplannen?


Als het vaccinatiemomenten voor uw organisatie is voorzien, ontvangen de ingeschreven werknemers via e-mail een link waarmee ze zichzelf kunnen inplannen voor een door hun gekozen vaccinatiemoment

We blijven de werknemer wekelijks herinneren om een afspraak te maken om hun vaccin in te plannen. Deze reminder zal maximaal 3x uitgestuurd worden met een interval van 7 dagen of zal stoppen als er geen beschikbare vaccinatiemomenten meer ter beschikking zijn. 

Als een afspraak is ingepland, ontvangt de werknemer een bevestiging van hun afspraak via e-mail, inclusief de mogelijkheid om hun afspraak te annuleren. Bij het annuleren van hun afspraak sturen wij ook een bevestiging van annulatie inclusief de mogelijkheid om een nieuwe afspraak te maken. 

Kan ik zelf opvolgen wanneer iemand een afspraak heeft gemaakt?

Ja, je kan in real time de afspraken van je werknemers bekijken via de tool. In het tabblad ‘planning’ kan je per persoon of per locatie de huidige stand van zaken bekijken.


Hoe kan ik mijn vastgelegde vaccinatiemomenten bekijken?

Via de vaccinatieapp kan je in het tabblad ‘vaccinatiemomenten’ steeds terugvinden wanneer de vaccinatie op je eigen locatie doorgaat. Passen de data niet? Neem dan zo snel als mogelijk contact op met je regionaal IDEWE kantoor.

 

Naar boven.