Bestellen van vaccins via ElectrA of Personeelsbeheer. 

 

Inhoud

Hoe werkt de bestelmodule? Enkele belangrijke principes.

  • Bestelling en registratie op naam
    • IDEWE moet de geplaatste vaccins op naam registreren en doorgeven aan de overheid. Daarom is het nodig dat de bestellingen ook op naam worden doorgegeven. Alle geplaatste vaccins zijn na plaatsing door uw werknemers consulteerbaar op https://www.mijngezondheid.belgie.be/
       
  • Op elke campagne staat er een deadline.
    • Dit betekent dat de bestelling moet zijn geplaatst vóòr het verstrijken van deze deadline. IDEWE communiceert het uiterste besteldatum via de gebruikelijke kanalen. Voor wijzigingen na het verstrijken van de deadline kan u uw regionaal IDEWE-kantoor contacteren.
       
  • Locaties
    • U kan zelf bepalen waar uw medewerkers zullen worden gevaccineerd.
    • Dit kan zowel in uw eigen locatie als in een IDEWE-centrum.
    • ! Belangrijk ! bij een eigen locatie is een minimum aantal van 20 vaccins per locatie vereist. 
       

  • Zelfregistratie 

    • Door de zelfregistratie te activeren kunnen uw werknemers zichzelf inschrijven voor de griepvaccinatie. U bepaalt de keuze voor de locatie(s) van vaccinatie (eigen locaties en/of IDEWE locaties). Na het aanmaken van de locatie(s) kan u een link uitsturen binnen uw organisatie. Uw werknemers kunnen zich inschrijven voor een griepvaccinatie op de gewenste locatie, zelf kan u via de vaccinatiemodule de stand van inschrijvingen raadplegen en beheren. Het systeem is flexibel , dus laat toe om zowel werknemers zichzelf online te laten registeren als 
      de werknemers voor u als beheerder toe te voegen.       U bepaalt zelf, in uw communicatie naar uw werknemers, wanneer de interne inschrijvingsperiode is afgelopen. Na het afsluiten van de inschrijfperiode wordt de bestelling nagekeken en definitief geplaatst. Dit doet u voor of ten laatste op de deadlinedatum. IDEWE communiceert het uiterste besteldatum via de gebruikelijke kanalen. 

IDEWE voorziet ook affiches met een QR-code die je werknemers kunnen scannen en via deze weg de link openen om zichzelf te registreren voor een griepvaccin. Vraag je affiche aan bij je regionale IDEWE-kantoor! 

  • Keuze van planning 

    • Binnen de vaccinatie-app heeft u 2 mogelijkheden voor het inplannen van griep afspraken; werknemer plant zelf of werkgever doet planning. Indien u kiest voor werkgever doet planning zal u, als contactpersoon griepvaccinatie, gecontacteerd worden door IDEWE om de werknemers in te plannen. U dient dan een planning op te stellen voor de vaccinaties op uw eigen locatie. Ook bij het maken van een afspraak in één van onze IDEWE kantoren bent u ons aanspreekpunt voor het maken van de afspraken. 
      Wenst u dat de werknemers zelf een afspraak maken voor hun griepvaccinatie, dan activeert u de optie -werknemer plant zelf-. Via deze optie zal u, als contactpersoon griepvaccinatie, enkel op de hoogte gesteld worden van de vaccinatiedata voor uw eigen locatie(s), maar zal de inplanning automatisch verlopen via uw werknemers. U kan ten allen tijden via de vaccinatieapp bekijken wie reeds een afspraak heeft gemaakt voor vaccinatie.  
      Indien werknemers zichzelf dienen in te plannen zal dit steeds verlopen via mail. Omdat wij iedereen die ingeschreven is dienen te bereiken is het belangrijk dat alle mailadressen gekend zijn in onze systemen. Als u hebt gewerkt met zelfregistratie zijn de mailadressen gekend binnen ons systeem. Indien er toch ontbrekende e-mailadressen zijn zal u deze moeten invullen binnen alvorens u de bestelling kan plaatsen. U kan deze gegeven aanvullen in Electra of MyIdewe - personeelsbeheer. 
      Als het vaccinatiemoment op uw locatie/in onze centra is gepland, sturen wij een e-mail naar uw werknemers met de verschillende momenten waarop ze zichtzelf kunnen inplannen voor de plaatsing van hun vaccinatie. Uw werknemers kiezen zelf een datum en tijdslot op hun vaccinatielocatie dat hun het beste past. Indien uw bestelling meerdere locaties bevat is het mogelijk dat uw werknemers gefaseerd hun uitnodigingen ontvangen, dit heeft te maken met de inplanning van de momenten bij IDEWE.
      Indien werknemers van locatie wensen te veranderen dient u steeds contact op te nemen met uw regionaal IDEWE kantoor. 
       

  • Frequentie van mailings 

    • Zelfregistratie : U kan als werkgever zelf alle communicatie over de organisatie van de vaccinatiecampagne. Deze communicatie moet de link de zelfregistratie-pagina bevatten. Als uw werknemers zich correct inschrijven voor de vaccinatiecampagne zullen ze een bevestiging ontvangen op hun opgegeven e-mailadres. 
       

    • Zelfplanning: Als het aantal vaccinatiemomenten voor uw organisatie is voorzien, ontvangen de ingeschreven werknemers de vraag tot inplanning van hun vaccinatiemoment. 

      • Ze ontvangen een mail en daarna een reminder tot inplanning van hun vaccinatiemoment, deze reminder zal maximaal 3x uitgestuurd worden met een interval van 7 dagen of zal stoppen als er geen beschikbare vaccinatiemomenten meer ter beschikking zijn. 

      • Als een afspraak is ingepland, ontvangt de werknemer een bevestiging van hun afspraak via e-mail, inclusief de mogelijkheid om hun afspraak te annuleren. 

      • Bij het annuleren van hun afspraak sturen wij ook een bevestiging van annulatie inclusief de mogelijkheid om een nieuwe afspraak te maken. 

Naar boven.

Hoeveel bestellingen kan ik plaatsen in dezelfde campagne?

In principe kan u in dezelfde campagne meer dan één bestelling plaatsen, maar het is aangewezen om dit slechts uitzonderlijk te doen. Zolang de deadline niet is verstreken kan u uw bestelling immers nog steeds aanpassen. Het is dus niet nodig om voor wijzigingen een bijkomende bestelling te doen. Dit kan eerder tot verwarring leiden.

Wanneer is een bijkomende bestelling dan wel zinvol?

Een extra bestelling kan zinvol zijn wanneer die bestelling moet worden afgezonderd van de reeds bestaande bestelling.

Voorbeelden van dergelijke situaties:

  • de bijkomende bestelling wordt beheerd door een andere contactpersoon en gebeurt voor een andere reeks werknemers dan de reeds bestaande bestelling
  • een scholengemeenschap heeft een gemeenschappelijke account in ElectrA of Personeelsbeheer, maar iedere school wil afzonderlijk bestellen

Naar boven.

Hoe kan ik vaccins bestellen? 

 

STAP 1: START BESTELLING 

Maak een bestelling aan. Klik op [ +Bestelling ] en vul de gegevens van de contactpersoon voor deze bestelling aan en start uw bestelling. 


U kan een bestelling aanmaken voor de lopende vaccinatiecampagnes.

 

STAP 2: MAAK VACCINATIELOCATIES AAN

Klik op [ Bewerken ] 


Voeg de locaties toe waar u uw werknemers wil laten vaccineren. 
U kan zowel eigen locaties aanmaken als kiezen voor vaccinatie voor een medisch centrum van IDEWE. 


Bij het toevoegen van een eigen vaccinatielocatie (ter plaatse bij  in uw organisatie/bedrijf) moet u een aantal velden invullen over de locatie, die ons medisch nodig heeft om het vaccinatiemoment zo vlot mogelijk te laten verlopen. 


 

 

STAP 3: WERKNEMERS TOEVOEGEN AAN DE BESTELLING 

Werknemers (en andere personen) kunnen toegevoegd worden door ofwel:  ZELFREGISTRATIE of KEUZE WERKNEMERS UIT DE PERSONEELSLIJST

ZELFREGISTRATIE 

Klik op [ Meer info over activeren ]



Lees de voorwaarden en klik op [ Activeer werknemer registratie ]


 

Verspreid de link onder de werknemers die die zich mogen inschrijven voor de vaccinatiecampagne. Communiceer hierbij een duidelijke uiterste registratiedatum voor uw werknemers. Deze datum ligt voor de uiterste besteldatum van IDEWE. 

 

 

KEUZE WERKENEMERS UIT DE PERSONEELSLIJST 

Klik op [ Toevoegen ].



Voeg de werknemers toe aan de correcte vaccinatielocatie. 
U selecteert een werknemer door op het plussymbool naast de naam aan te klikken en daarna uw lijst te bevestigen door te klikken op [ Toevoegen ]. 


 

Als een werknemers is toegevoegd aan een vaccinatielocatie kan deze niet meer toegevoegd worden aan een andere locatie. U moet dan eerst de werknemer terug loskoppelen van de gekoppelde vaccinatielocatie vòòr u deze werknemer kan toevoegen aan een andere locatie. 

Heeft u werknemers die werken voor 2 verschillende entiteiten/aansluitingsnummers, dan vragen we om een uitspraak te doen voor welke entiteit het vaccin wil bestellen. 

Bij het klikken op het plus-teken naast de naam van de werknemer zal een scherm openen met de vraag om een uitspraak te doen over de facturatie van het vaccin van deze werknemers. 


 

Externe personen die niet op de loonlijst staan zoals vrijwilligers, consultants, vennoten, ... kunnen ook toegevoegd worden aan uw bestelling. 

Klik op de 3 bolletjes naast de [ Toevoegen ]-knop voor de vaccinatielocatie waar u deze externe werknemer wil laten vaccineren. Kies [ Externe persoon toevoegen ]. 


 

Van deze externe personen hebben we een aantal gegevens nodig om te kunnen vaccineren:

  • INSZ-Nummer (rijksregisternummer of BIS-nummer) 
  • Voornaam en Naam 
  • Nationaliteit 
  • Geboortedatum 
  • Aansluitingsnummer waarop het vaccin voor de externe werknemer gefactureerd mag worden  (belangrijk voor een correcte afhandeling van de facturatie van de bestelde vaccins).


 

STAP 4: BESTELLING DOORSTUREN 

Als de vaccinatielocaties gekozen zijn en alle werknemers toegevoegd werden aan een locatie kan de bestelling doorgestuurd worden. 

Klik rechtsbovenaan op [ Bestelling plaatsen ]. 

Bevestig uw keuze. Hiermee stuurt u de bestelling door naar uw regionaal IDEWE-kantoor. 

Uw bestelling kan niet geplaatst worden als er een eigen locatie is met te weinig te vaccineren personen. Er moeten minimum 20 werknemers op een eigen locatie gevaccineerd worden. 

Als u uw werknemers tijdens het al ingeplande medisch onderzoek ter plaatse of met de medische car wil laten vaccineren, neem dan contact op met uw regionaal IDEWE-kantoor. 

U zal zien dat de status van uw bestelling wijzigt van 'IN OPMAAK' naar 'GEPLAATST'. 


 

Naar boven.

Hoe kan ik mijn bestelling nog wijzigen wanneer de uiterste besteldatum nog niet is verstreken? 

Als u een bestelling plaatste maar vóór de uiterste besteldatum nog wijzigingen wil doorvoeren, is het niet nodig om een nieuwe bestelling aan te maken, maar kan u uw bestelling nog wijzigen. 

Dat doet u door linksboven op de knop [ Bestelling heropenen ]  te klikken en te bevestigen dat u uw bestelling wil heropenen. 

Als uw bestelling is heropend, kan u terug alle aanpassingen doen die nodig zijn: extra werknemers toevoegen, extra vaccinatielocaties toevoegen, werknemers verwijderen. 

Als u alle wijzigingen hebt doorgevoerd, moet u uw bestelling opnieuw doorsturen om de bestelling af te ronden. 

 

Naar boven.

Hoe kan ik werknemers verwijderen uit de bestelling? 

U kan werknemers uit de bestelling verwijderen door te klikken op de 3 bolletjes naast de 
[ Toevoegen ]-knop en daar de bestelde vaccins raadplegen. 


 

Er verschijnt een overzicht van de geselecteerde werknemers van de gekozen vaccinatielocatie. Hier kan u de geselecteerde werknemers uit de bestelling halen door op het vuilbakje naast hun naam te klikken en het overzicht weer te sluiten. 

 

Naar boven.

Ik heb besteld, wat nu? 

Uw bestelling wordt doorgestuurd naar uw regionale IDEWE-kantoor. Zij zullen een passend vaccinatiemoment vastleggen en u hiervoor contacteren. 

Een communicatie over deze vaccinatiemoment kan u verwachten vanaf begin oktober. De vaccinatieperiode binnen IDEWE start midden oktober en duurt tot eind december. 

Lees op onze website en klantenzone alle recente info over de organisatie van de griepprik dit jaar.   

 Naar boven.

Hoe kunnen werknemers zichzelf inplannen?


Als het vaccinatiemomenten voor uw organisatie is voorzien, ontvangen de ingeschreven werknemers via e-mail een link waarmee ze zichzelf kunnen inplannen voor een door hun gekozen vaccinatiemoment

We blijven de werknemer wekelijks herinneren om een afspraak te maken om hun vaccin in te plannen. Deze reminder zal maximaal 3x uitgestuurd worden met een interval van 7 dagen of zal stoppen als er geen beschikbare vaccinatiemomenten meer ter beschikking zijn. 

Als een afspraak is ingepland, ontvangt de werknemer een bevestiging van hun afspraak via e-mail, inclusief de mogelijkheid om hun afspraak te annuleren. Bij het annuleren van hun afspraak sturen wij ook een bevestiging van annulatie inclusief de mogelijkheid om een nieuwe afspraak te maken. 

Naar boven.