Plannen van gezondheidsbeoordelingen via Booking

 

 

Inhoud

 

 

Schematisch

                                        

naar boven

 

Hoe plan je een gezondheidsbeoordeling?

  • Ga in ElectrA naar de tab 'Planning via Booking'
  • Bepaal eerst de groep van werknemers die je wil plannen via de verschillende filters in de linkermarge:
    • Indienst
    • Zoek naam/pers.nr/INSZ (=rijksregisternummer)
      • Hiermee kan je naar een specifieke werknemer zoeken.
      • Vergeet niet dat er ook rekening wordt gehouden met actieve filters (bijv. Indiensten, Rest te onderzoeken tot, ...).
    • Rest te onderzoeken tot
      • Dit zijn de vervaldagen voor de volgende gezondheidsbeoordeling (op basis van de ons aangeleverde gegevens).
      • Kies hier je gewenste periode:
        • Tot vandaag
        • Tot einde jaar
        • Geen datum
          • Houdt geen rekening met een vervaldatum en toont alle werknemers.
          • Houdt wel rekening met de filters die je hebt ingesteld (bijv. 'In dienst' -> toont dus al de werknemers in dienst).
        • Datum kiezen
          • Hier kies je zelf je uiterste vervaldatum.
  • Selecteer daarna de gewenste werknemers en klik op de knop 'Plan in een voor u gereserveerd slot' in de grijze balk onderaan.
    • Tip: je kan deze grijze balk naar boven of beneden verslepen.
    • Het scherm om een soort onderzoek en een datum te kiezen wordt geopend.
  • Het plannen zelf gebeurt in 4 stappen
    • Stap 1: Kies de soort gezondheidsbeoordeling die je wil plannen.
      • Ofwel rechtstreeks.
      • Ofwel via 'Hulp nodig?'. Dan word je via vragen naar de juiste soort gezondheidsbeoordeling geleid.
      • Duid aan of er ook een bijkomend certificatieattest moet worden afgeleverd en kies het juiste type attest (bijv. rijgeschiktheid wegverkeer).
      • Ga naar de volgende stap.
    • Stap 2: Bepaal hoe je wil plannen
      • Ofwel plan je zelf via een kalender.
        • Dit is zeker de beste werkwijze. Op die manier hou je ook de controle over je planning.
      • Ofwel kan je de werknemer een mail met een link sturen en kan hij/zij zichzelf inplannen.
        • Gebruik dit eerder uitzonderlijk. Je bent dan afhankelijk van de werknemer en verliest een beetje de controle over je planning.
    • Stap 3: Bepaal de plaats en kies een tijdslot.
      • Hier kan je de aangeboden tijdslots filteren op eigenaar(s) en plaats(en).
      • De aangeboden tijdslots houden reeds rekening met de taal van de werknemer. Je kan kiezen om ook tijdslots van een andere taal aangeboden te krijgen.
      • Kies een tijdslot.
        • Je kan ook nog extra info voor het medisch team meegeven zodat zij hiermee kunnen rekening houden tijdens de gezondheidsbeoordeling.
      • De werknemer is nu gepland.
    • Stap 4: Bevestigingsmail.
      • Indien gewenst kan je nu een bevestigingsmail versturen (bijv. naar de werknemer zelf, naar zijn/haar verantwoordelijke, naar jezelf, ...).
      • Je kan deze mail personaliseren.
        • Door de aanspreking te personaliseren (bijv. 'Beste Jan').
        • Door nog een extra opmerking in de mail toe te voegen.
      • Verzend de mail en sluit de 'IDEWE Booking'-tab of het 'IDEWE-Booking'-venster (afhankelijk van je browserinstellingen).

naar boven

 

Hoe zie je wanneer een werknemer gepland is voor een gezondheidsbeoordeling?

Hoe schrap je een geplande afspraak?

  • In het overzicht van je werknemers vind je een veld 'Datum Afspraak'.
  • In de grijze balk onderaan het scherm 'Planning via Booking' vind je een knop 'Toon afspraken van een werknemer/Ontplan werknemer'.
    • Je krijgt dan een overzicht van al de nog openstaande afspraken van de geselecteerde werknemer.
    • Je kan een of meerdere afspraken aanvinken en deze ontplannen.
    • Je kan dit bevestigen via mail.

naar boven

 

Hoe zie je de resultaten van de gezondheidsbeoordelingen?

  • Ga in ElectrA naar de tab 'Zittingsverslag'.
  • Je kan hier zelf de periode instellen waarvan je de resultaten wenst te zien.
    • Standaard is dit ingesteld op één maand.
    • Je kan zelf een andere periode kiezen of via de kalender zelf een periode instellen (max. 12 mnd).
    • Je kan er ook het Formulier voor gezondheidsbeoordeling en andere attesten van deze gezondheidsbeoordelingen downloaden (enkel indien je hiertoe het recht hebt).

naar boven

 

Hoe zie je wie afwezig was op de gezondheidsbeoordeling?

  • In het overzicht van de werknemers vind je de kolommen 'Datum Laatste MO' en 'Afwezig op laatste MO'.
    • 'Datum Laatste MO' toont je de laatste datum dat de werknemer op onderzoek is geweest of had moeten komen.
    • 'Afwezig op laatste MO' toont je of de werknemer op die datum aanwezig of afwezig was.
    • 'Datum Laatste MO' is dus niet noodzakelijk de datum van de laatste effectief uitgevoerde gezondheidsbeoordeling (de werknemer kan immers ook afwezig geweest zijn).
  • In de tab 'Zittingsverslag' vind je eveneens een overzicht van al de aanwezigen en afwezigen op gezondheidsbeoordeling.
    • Je kan hier filteren op 'Afwezig'. Dan krijg je de lijst met enkel de afwezigen.

naar boven

 

Hoe kan je alle Formulieren voor gezondheidsbeoordeling en attesten van een werknemer raadplegen?

  • Ga naar de tab 'Werknemers'.
  • Klik bij de werknemer op de downloadknop.
  • Je krijgt dan een overzicht van alle formulieren waarover IDEWE beschikt.
  • Selecteer het gewenste formulier en download het.

naar boven

 

Hoe kan je de werknemers in 'Planning via Booking' sorteren?

  • Je kan sorteren door op de kolomhoofding te klikken.
    •  Standaard wordt er oplopend gesorteerd op kolom 'naam en voornaam'.
    • Wanneer je nog eens op deze kolomhoofding klikt verandert de sorteervolgorde naar 'aflopend'.
    • Wanneer je dan nog eens eens klikt hef je de sortering op deze kolom op.
    • Daarna kan je op één of meerdere andere kolommen sorteren.

naar boven