Covid-19 vaccinaties plannen in uw woonzorgcentrum via ElectrA of Personeelsbeheer

U heeft van de overheid doorgekregen wanneer uw vaccins zullen worden geleverd en u heeft meteen contact opgenomen met onze klantenservice om een concrete plaatsingsdatum af te spreken. Onze klantenservicemedewerker heeft hiervoor één of meerdere vaccinatiesessies in uw woonzorgcentrum klaargezet in onze planningstool ElectrA of Personeelsbeheer. Via deze tool kunt u uw medewerkers (zowel werknemers als externe personen) toewijzen aan een sessie.

Belangrijk !

• Het is heel belangrijk dat u iedereen die wordt gevaccineerd ook effectief inplant in de sessie zodat we deze gegevens elektronisch ter beschikking hebben. Wij kunnen alleen de personen die ingepland zijn registreren.
  • Last minute wijzigingen moet u dus altijd eerst via de tool inplannen.
• Er moeten op korte tijd heel wat personen worden gevaccineerd. Zorg dus voor een goede interne planning zodat de vaccinaties vlot kunnen verlopen.
  • Leg het blad met uw interne planning ook klaar voor ons medisch team op de dag van de vaccinatie.
• Pfizer- en Moderna-vaccins bestaan voor hun eerste vaccinatie uit twee dosissen. De sessies die worden getoond zijn de sessies voor de eerste dosis. De tweede sessie moet een kopie zijn van de eerste sessie.
• Bij een boostervaccinatie (derde vaccin) is er slechts één dosis nodig.
• Wij communiceerden u de maximale bezetting per sessie . Draag er goed zorg voor dat deze niet wordt overschreden. In de tool ziet u bij elke sessie hoeveel personen er al werden gepland.

Overzicht van de beschikbare sessies

Wanneer u de tool opent krijgt u meteen een overzicht van de voorziene sessies.

• U ziet de datum, het dagdeel en de locatie van de sessie.
• U ziet ook het aantal personen die u al op deze sessie hebt gepland.

Hoe krijgt u een overzicht van uw werknemers en externe personen en hoe plant u iemand in voor een sessie?

In het gedeelte 'Vaccinbestelling' vindt u twee blokken, de u kunt openklikken:

Werknemers

Hier vindt u een alfabetisch overzicht van de werknemers die u beheert. U kunt deze werknemers aan een sessie toewijzen. De teller in het overzicht van de sessies zal dan onmiddellijk worden aangepast. U kunt later de toewijzing aan een sessie nog wijzigen of de werknemer zelfs terug uit de planning halen.

Externe personen

De overheid heeft toegestaan dat woonzorgcentra onder bepaalde voorwaarden ook sommige externe personen kunnen laten vaccineren. Via 'Externe personen' kunt u deze toevoegen.

Via de knopcreëert u een nieuwe lijn waarin u de gegevens van de externe persoon en de gewenste sessie ingeeft. Het INSZ (rijksregisternummer) is verplicht omdat we dit nodig hebben om de geregistreerde vaccinatie aan de overheid door te geven. Dit kan ook een Bis-nummer zijn voor buitenlandse werknemers die in België werken. Als de externe persoon een buitenlander is en geen INSZ of Bis-nummer heeft kunt u de nationaliteit aanpassen. Het INSZ of Bis-nummer is dan niet langer een verplicht veld.

U kunt na de aanmaak van externe personen de data nog steeds aanpassen of u kunt de externe persoon aan een andere sessie toewijzen.

Ook een externe persoon verwijderen is nog mogelijk via de rode knop achteraan in de lijn.

 Belangrijk: Vergeet externe personen niet te bewaren !

Externe personen behoren niet tot de normale personeelsgegevens waarover we beschikken. Daarom is het nodig om elke nieuwe persoon of wijziging te bewaren via de bewaar-knop achteraan in de lijn. De bewaar-knop licht blauw op wanneer een lijn nog moet worden bewaard.