nlfr

Welkom bij de online module voor het beheer van uw screeningsvragenlijsten bij aanwervingen.

 

Inhoud

 

Wat kan u via deze module?

  • Een online medische screeningsvragenlijst bij aanwervingen versturen.
  • Opvolgen of je (toekomstige) werknemer of jobstudent deze medische vragenlijst reeds heeft ingevuld
  • Nadat IDEWE de vragenlijst heeft beoordeeld: opvolgen of er medische bezwaren zijn om de persoon tewerk te stellen
  •   Afhankelijk van uw rechten kan u deze module gebruiken bij de aanwerving van jobstudenten en/of bij de aanwerving van sommige categorieën van werknemers. 

 

Hoe werkt de module?

Navraag leerde ons dat mensen vandaag voornamelijk gebruik maken van hun smartphone ipv e-mail. Daarom zal de (toekomstige) werknemer of jobstudent worden gecontacteerd via zijn GSMnr. Hij/zij ontvangt een SMS met een uitnodigingslink en kan dan met deze link inloggen op een online tool waarin er een aantal (medische) vragen worden gesteld die belangrijk zijn om na te gaan of  er medische bezwaren tegen zijn/haar tewerkstelling voor de opgegeven functie zijn.

Nadat de vragenlijst is ingevuld wordt ons medisch team verwittigd om de resultaten te beoordelen.

U kan als werkgever de stappen in het proces mee opvolgen zodat u steeds op de hoogte bent van de stand van zaken voor elk dossier.


Functiebenamingen

Het programma gebruikt twee soorten functies:

IDEWE functie: dit zijn een aantal referentiefuncties die ons helpen bij de beoordeling. Probeer hieruit de functie te kiezen waarvan het profiel overeenkomt met de jobinhoud van de werknemer of jobstudent. U heeft ook de mogelijkheid om aan te geven dat er geen enkele referentiefunctie overeenkomt met het werk dat hij/zij zal uitvoeren.
Functie: hier kan u de functiebenaming invullen die in uw bedrijf of instelling wordt gebruikt.


Hoe kan u een persoon toevoegen?

Werknemers en jobstudenten: individueel toevoegen via de knop ‘Toevoegen’

U opent een invulscherm waarop u de basisgegevens van de werknemer of jobstudent invult. Naast een aantal velden met de identificatiegegevens van de werknemer vindt u er de volgende velden:

INSZ (rijksregisternummer)

Tracht dit steeds in te vullen aangezien dit nummer uniek is voor elke Belgische werknemer.
Ingeval van buitenlandse werknemers die geen INSZ hebben mag u dit veld blanco laten.

Werkgever/aansluitingsnummer

Kies hier één van de aansluitingsnummers waartoe u toegang hebt

Regime

Kies hier tussen 'jobstudent', 'arbeider', 'bediende' of 'interim'

Functie

Dit is de functienaam zoals deze bij u zal worden gebruikt

IDEWE Functie

Bij de beoordeling van de vragenlijst maakt IDEWE gebruik van een aantal functieprofielen. Op basis van het gekozen functieprofiel zal de vragenlijst reeds door het systeem worden beoordeeld en zal een voorstel tot beslissing aan het medisch team worden aangeboden. Het is dus van belang om – waar mogelijk – deze IDEWE-functie steeds in te vullen. Dit zal immers het beoordelingsproces versnellen, waardoor u sneller een beslissing door ons medisch team zal verkrijgen.
U kan een IDEWE-functie selecteren door op het veld te klikken of gewoon door een deel van de functienaam te typen.

Vrije velden 1,2 en 3

Dit zijn een drietal velden waarin u bijkomende gegevens over de werkplek kan toevoegen. Deze informatie is enkel voor uzelf bedoeld en kan zeer zinvol zijn wanneer u bijvoorbeeld een groot aantal dossiers heeft die over verschillende werkplekken verdeeld zijn.
De velden zijn vrij in te vullen volgens hetgeen u voor uzelf zinvol acht om uw dossiers te beheren en ordenen. Voorbeelden zijn: afdelingen, locaties, bijzetel, personeelsnummer, hiërarchisch verantwoordelijke… etc.

Enkel voor jobstudenten: opladen via een bestand met de knop 'Toevoegen van jobstudenten met excel'

U kan een template downloaden die kan worden gebruikt om jobstudenten in bulk op te laden.

De velden in het bestand zijn dezelfde als bij het manueel toevoegen van een jobstudent (zie hoger). Belangrijk is dat data en GSMnrs in het juiste formaat worden ingevoerd.

 Let op: de IDEWE-functie in het oplaadbestand is de functiecode, NIET de naam van de functie. (vb. functiecode ‘4’ ipv ‘Administratief personeel’). Een overzicht van de IDEWE-functies en functiecodes vindt u op het tweede werkblad (werkblad ‘IDEWE Functioncode’)

 

Verzenden van de vragenlijsten (‘Uitnodigen’)

Nadat de personen zijn toegevoegd verschijnen deze in het overzicht. Sorteren is mogelijk door de kolomtitel te klikken.

Nieuw toegevoegde personen krijgen als status ‘Te verzenden’.  Selecteren van de personen doet u door het vakje vòòr uw aansluitingsnummer aan te vinken. Van zodra er iemand geselecteerd is kan u deze uitnodigen via de knop  ‘Uitnodigen’ (rechts bovenaan).

Op dezelfde manier kan u ook een reminder versturen.

 

Verwijderen van werknemers

U kan één of meerdere personen selecteren en verwijderen via de knop ‘Verwijderen’.

Verwijderen kan niet meer wanneer u de werknemer reeds een uitnodiging hebt verstuurd.

 

Hoe kan u de stand van zaken opvolgen?

Op het overzichtsscherm vindt u de kolom ‘Status’. Hierin kan opvolgen:

  • of de persoon reeds werd uitgenodigd 
  • of de vragenlijst reeds werd ingevuld 
  • of er door IDEWE al een beslissing werd genomen en welke deze beslissing was

 

Jobstudenten: welke jobstudenten dienen de medische vragenlijst in te vullen en moeten dus in deze module worden opgenomen?

  • Alle jobstudenten jonger dan 18 jaar
  • Alle jobstudenten die nachtarbeid verrichten
  • Alle jobstudenten die activiteiten verrichten waarbij zij blootgesteld worden aan gezondheidsrisico’s
    • indien de jobstudent gelijkaardige taken verricht als de  werknemer en deze laatste is onderworpen aan het gezondheidstoezicht (=wordt dus periodiek onderzocht door arbeidsarts), dan dient de jobstudent de medische vragenlijst in te vullen. 

naar boven