Welkom bij de online module voor het beheer van uw jobstudenten.

 

Via deze module kan je:

  • Een online medische vragenlijst versturen naar je jobstudenten.
  • Opvolgen of je jobstudent deze medische vragenlijst reeds heeft ingevuld
  • Nadat IDEWE de vragenlijst heeft beoordeeld: opvolgen of er medische bezwaren zijn om de jobstudent tewerk te stellen

 

Welke jobstudenten dienen de medische vragenlijst in te vullen?  Zij moeten dus in deze module worden opgenomen.

  • Alle jobstudenten jonger dan 18 jaar
  • Alle jobstudenten die nachtarbeid verrichten
  • Alle jobstudenten die activiteiten verrichten waarbij zij blootgesteld worden aan gezondheidsrisico’s
    • indien de jobstudent gelijkaardige taken verricht als de  werknemer en deze laatste is onderworpen aan het gezondheidstoezicht (=wordt dus periodiek onderzocht door arbeidsarts), dan dient de jobstudent de medische vragenlijst in te vullen. 

 

Hoe werkt de module?

Navraag bij jongeren leerde ons dat zij vandaag voornamelijk gebruik maken van hun smartphone ipv e-mail. Daarom zal de jongere worden gecontacteerd via zijn GSMnr. Hij/zij ontvangt een SMS met een uitnodigingslink en kan dan met deze link inloggen op een online tool waarin er een aantal (medische) vragen worden gesteld die belangrijk zijn om na te gaan of  er medische bezwaren tegen zijn/haar tewerkstelling voor de opgegeven functie zijn.

Nadat de vragenlijst is ingevuld wordt ons medisch team verwittigd om de resultaten te beoordelen.

U kan als werkgever de stappen in het proces mee opvolgen zodat u steeds op de hoogte bent van de stand van zaken voor elke jobstudent.


Functiebenamingen

Het programma gebruikt twee soorten functies:

IDEWE functie: dit zijn een aantal referentiefuncties die ons helpen bij de beoordeling. Probeer hieruit de functie te kiezen waarvan het profiel overeenkomt met de jobinhoud van de student. U heeft ook de mogelijkheid om aan te geven dat er geen enkele referentiefunctie overeenkomt met het werk dat de student zal uitvoeren.
Functie: hier kan u de functiebenaming invullen die in uw bedrijf of instelling wordt gebruikt.


Hoe kan u jobstudenten toevoegen?

Jobstudenten kan u op twee manieren toevoegen:

  • individueel
  • Opladen via een bestand (xls)

 

Individueel via de knop ‘Toevoegen’

U opent een invulscherm waarop u de basisgegevens van de jobstudent invult.

Naast een aantal velden met de identificatiegegevens van de jobstudent vindt u er de volgende velden:

INSZ (rijksregisternummer)

Tracht dit steeds in te vullen aangezien dit nummer uniek is voor elke Belgische werknemer.
Ingeval van buitenlandse jobstudenten die geen INSZ hebben mag u dit veld blanco laten.

Werkgever/aansluitingsnummer:

Kies hier één van de aansluitingsnummers waartoe u toegang hebt

Functie

Dit is de functienaam zoals deze bij u zal worden gebruikt

IDEWE Functie

Bij de beoordeling van de vragenlijst maakt IDEWE gebruik van een aantal functieprofielen. Op basis van het gekozen functieprofiel zal de vragenlijst reeds door het systeem worden beoordeeld en zal een voorstel tot beslissing aan het medisch team worden aangeboden. Het is dus van belang om – waar mogelijk – deze IDEWE-functie steeds in te vullen. Dit zal immers het beoordelingsproces versnellen, waardoor u sneller een beslissing door ons medisch team zal verkrijgen.
U kan een IDEWE-functie selecteren door op het veld te klikken of gewoon door een deel van de functienaam te typen.

Vrije velden 1,2 en 3

Dit zijn een drietal velden waarin u bijkomende gegevens over de werkplek kan toevoegen. Deze informatie is enkel voor uzelf bedoeld en kan zeer zinvol zijn wanneer u bijvoorbeeld een groot aantal jobstudenten heeft die over verschillende werkplekken verdeeld zijn.
De velden zijn vrij in te vullen volgens hetgeen u voor uzelf zinvol acht om uw jobstudenten te beheren en ordenen. Voorbeelden zijn: afdelingen, locaties, bijzetel, personeelsnummer, hiërarchisch verantwoordelijke… etc.

 

Opladen via een bestand met de knop ‘Toevoegen met Excel’

U kan een template downloaden die kan worden gebruikt om jobstudenten in bulk op te laden.

De velden in het bestand zijn dezelfde als bij het manueel toevoegen van een jobstudent (zie hoger). Belangrijk is dat data en GSMnrs in het juiste formaat worden ingevoerd.

 Let op: de IDEWE-functie in het oplaadbestand is de functiecode, NIET de naam van de functie. (vb. functiecode ‘4’ ipv ‘Administratief personeel’). Een overzicht van de IDEWE-functies en functiecodes vindt u op het tweede werkblad (werkblad ‘IDEWE Functioncode’)

 

Verzenden van de vragenlijsten (‘Uitnodigen’)

Nadat de jobstudenten zijn toegevoegd verschijnen deze in het overzicht. Sorteren is mogelijk door de kolomtitel te klikken.

Nieuw toegevoegde jobstudenten krijgen als status ‘Te verzenden’.  Selecteren van de jobstudenten doet u door het vakje vòòr uw aansluitingsnummer aan te vinken. Van zodra er iemand geselecteerd is kan u deze uitnodigen via de knop  ‘Uitnodigen’ (rechts bovenaan).

Op dezelfde manier kan u ook een reminder versturen.

 

Verwijderen van jobstudenten

U kan één of meerdere jobstudenten selecteren en verwijderen via de knop ‘Verwijderen’.

Verwijderen kan niet meer wanneer u de jobstudent reeds een uitnodiging hebt verstuurd.

 

Hoe kan u de stand van zaken opvolgen?

 

Op het overzichtsscherm vindt u de kolom ‘Status’. Hierin kan opvolgen:

  • of de jobstudent reeds uitgenodigd werd
  • of de vragenlijst reeds ingevuld werd
  • of er door IDEWE al een beslissing werd genomen en welke deze beslissing was

 

Kort stappenplan met screenshots voor de jobstudent zelf.

De onderstaande link kan u aan uw jobstudent bezorgen zodat hij/zij weet dat hij/zij een sms zal ontvangen met een link naar een medische vragenlijst.

https://help.idewe.be/sms-en-vragenlijst-jobstudenten