Planning des examens médicaux sur Booking

 

 

Aperçu

 

 

Schéma

                         

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Comment planifier un examen médical?

  • Dans ElectrA, allez dans l’onglet « Planning sur Booking ».
  • Déterminez tout d’abord le groupe de travailleurs que vous souhaitez planifier au moyen des différents filtres dans la marge de gauche :
    • En service
    • Recherche par nom/numéro de personnel /NISS (= numéro de registre national)
      • Vous pouvez faire une recherche sur un travailleur en particulier.
      • N’oubliez pas non plus qu’il faut tenir compte des autres filtres actifs (par exemple, entrées en service, encore à examiner jusqu’au...).
    • Encore à examiner jusqu’au
      • Il s’agit des jours d’échéance avant la prochaine évaluation de santé (sur la base des données que vous nous avez fournies).
      • Choisissez la période souhaitée :
        • Jusqu’à aujourd’hui
        • Jusqu’à la fin de l’année
        • Pas de date :
          • ne tient pas compte d’une date d’échéance et montre tous les travailleurs
          • tient compte des autres filtres que vous avez installé (par exemple, « En service » -> montre donc tous les travailleurs en service)
        • Choisir une date
          • Vous pouvez choisir ici une date limite d’échéance
  • Sélectionnez ensuite le travailleur souhaité et cliquez sur le bouton « Planifier » dans la barre grise en dessous.
    • Conseil : vous pouvez glisser cette barre grise vers le haut ou vers les bas.
    • L’écran pour choisir un type d’examen et une date est ouvert.
  • La planification se fait en 4 étapes :
    • Étape 1 : Choisissez le type d’examen médical que vous souhaitez planifier
      • soit directement
      • soit à l’aide de l’option « Besoin d’aide ? » Vous êtes alors aiguillé à travers des questions pour choisir le type d’examen adéquat.
      • Indiquez s’il est également nécessaire de fournir une certification. Optez pour le type d’attestation approprié.
      • Passez à l’étape suivante.
    • Étape 2 : Déterminez la manière dont vous souhaitez planifier.
      • Soit vous planifiez vous-même à l’aide du calendrier.
        • Il s’agit de la meilleur méthode. De cette manière, vous gardez le contrôle sur votre planning.
      • Soit vous pouvez envoyer un e-mail au travailleur contenant un lien avec lequel il peut planifier lui-même son rendez-vous.
        • Ne le faites qu’à titre exceptionnel. Vous dépendez alors du travailleur et perdez le contrôle sur votre planning.
    • Étape 3 : Déterminez l'endroit où l'examen doit avoir lieu et choisissez un créneau horaire.
      • Ici, vous pouvez filtrer les crénaux horaires proposés par propriétaire(s) et par endroit(s)
      • Les plages horaires tiennent déjà compte de la langue du travailleur. Vous pouvez également choisir de vous voir proposer des crénaux horaires dans une autre langue.
      • Choisissez un créneau.
        • Vous pouvez également donner des informations complémentaires destinées à l’équipe médicale dont elle pourra tenir compte lors de l’examen médical.
      • Le travailleur est à présent planifié.
    • Étape 4 : E-mail de confirmation.
      • Si vous le souhaitez, vous pouvez envoyer un e-mail de confirmation (par exemple, au travailleur, à son responsable, à vous-même, etc.).
      • Vous avez la possibilité de personnaliser cet e-mail.
        • en adaptant l’appellatif (par exemple, « Cher Jean »)
        • en y ajoutant une remarque supplémentaire
      • Envoyez l’e-mail et fermez l’onglet « IDEWE Booking » ou la fenêtre « IDEWE Booking » (en fonction des paramètres de votre navigateur)

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Comment voir si un travailleur est planifié à un examen médical? Comment supprimer un rendez-vous planifié?

  • Dans l’aperçu de vos travailleurs, vous trouvez un champ « Date du rendez-vous ».
  • Sur la barre grise en dessous de l’écran « Planning sur Booking », vous trouvez un bouton « Aperçu des rendez-vous d'un travailleur / Déplanifier le travailleur ».
    • Vous voyez dès lors apparaître un aperçu des rendez-vous encore ouverts du travailleur sélectionné.
    • Vous pouvez également déplanifier le travailleur dans le(s) rendez-vous coché(s).
    • Si vous le souhaitez, vous pouvez envoyer un e-mail de confirmation (par exemple, au travailleur, à son responsable, à vous-même, etc.).

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Comment voir les résultats des examens médicaux?

  • Allez sur l’onglet « Rapport de session ».
  • Vous pouvez paramétrer vous-même la période pour laquelle vous souhaitez voir les résultats.
    • Cette période est réglée sur un mois, par défaut.
    • Vous pouvez choisir une autre période vous-même ou la paramétrer par le biais du calendrier (max. 12 mois).
    • Vous pouvez aussi télécharger le formulaire d’évaluation de santé, ainsi que les autres attestations de ces examens (uniquement si vous y avez accès).

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Comment voir les travailleurs qui étaient absents à l'examen médical?

  • Dans l’aperçu des travailleurs, vous trouvez les colonnes « Date du dernier EM » et « Absent au dernier EM ».
    • « Date du dernier EM » vous indique la dernière date à laquelle le travailleur s’est présenté ou aurait dû se présenter à l’examen.
    • « Absent au dernier EM » vous indique si le travailleur était présent ou absent à cette date.
    • « Date du dernier EM » n’est donc pas nécessairement la date du dernier examen médical effectivement réalisé (le travailleur pouvait aussi être absent).
  • Dans l’onglet « Rapport de session », vous obtenez un aperçu de toutes les présences et absences à l’examen médical.
    • Vous pouvez filtrer sur « Absent ». Vous obtenez alors une liste avec uniquement les absences.

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Comment consulter les formulaires d'évaluation de santé, ainsi que les autres attestations des examens d'un travailleur?

  • Allez dans l’onglet « Travailleurs ».
  • Sélectionnez le travailleur et cliquez sur le bouton de téléchargement.
  • Vous recevez alors un aperçu de tous les documents dont dispose IDEWE.
  • Sélectionnez le document souhaité et téléchargez-le.

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Comment trier les travailleurs dans Planning sur Booking?

  • Vous pouvez trier en cliquant sur l’en-tête de la colonne.
    • Le tri s’effectue par défaut par ordre alphabétique « nom et prénom ».
    • Lorsque vous cliquez à nouveau sur cette colonne, vous changez l’ordre de tri en l’inversant.
    • Lorsque vous cliquez encore une fois, vous supprimez l’option de tri sur cette colonne.
    • Vous pouvez ensuite trier sur une ou plusieurs colonnes.

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