Planifier des examens médicaux

 

Pour une explication complète sur le fonctionnement de notre système, nous vous renvoyons au webinaire que nous avons réalisé pour la SNCB et Infrabel. ( Cliquez ici pour le regarder )

Cette page est un résumé du webinaire et vous montre comment planifier efficacement un travailleur à un examen médical chez IDEWE.

 

Schéma

 

 

Comment planifier un examen médical?

    Une fois sur le portail client, allez sur « Mon personnel » et cliquez sur l’icône « ElectrA ».

  • Dans ElectrA, allez dans l’onglet « Planning (Booking) ».

 

  • Déterminez tout d’abord le groupe de travailleurs que vous souhaitez planifier au moyen des différents filtres dans la marge de gauche :
    • En service
    • Recherche par nom/numéro de personnel (= IDF)/NISS (= numéro de registre national)
      • Vous pouvez faire une recherche sur un travailleur en particulier.
      • N’oubliez pas non plus qu’il faut tenir compte des autres filtres actifs (par exemple, entrées en service, encore à examiner jusqu’au...)
    • Encore à examiner jusqu’au
      • Il s’agit des jours d’échéance avant la prochaine évaluation de santé (sur la base des données que vous nous avez fournies).
      • Choisissez la période souhaitée :
        • Jusqu’à aujourd’hui
        • Jusqu’à la fin de l’année
        • Pas de date :
          • ne tient pas compte d’une date d’échéance et montre tous les travailleurs
          • tient compte des autres filtres que vous avez installé (par exemple, « En service » -> montre donc tous les travailleurs en service)
        • Choisir une date
          • Vous pouvez choisir ici une date limite d’échéance

 

  • Sélectionnez ensuite le travailleur souhaité et cliquez sur le bouton « Planifier » dans la barre grise en dessous.
    • Conseil : vous pouvez glisser cette barre grise vers le haut ou vers les bas.
    • L’écran pour choisir un type d’examen et une date est ouvert.

 

  • La planification se fait en 4 étapes :
    • Étape 1 : Choisissez le type d’examen médical que vous souhaitez planifier
      • soit directement
      • soit à l’aide de l’option « Besoin d’aide ? » Vous êtes alors aiguillé à travers des questions pour choisir le type d’examen adéquat.
      • Indiquez s’il est également nécessaire de fournir une certification. Optez pour le type d’attestation approprié.
      • Passez à l’étape suivante.
    • Étape 2 : Déterminez la manière dont vous souhaitez planifier.
      • Soit vous planifiez vous-même à l’aide du calendrier.
        • Il s’agit de la meilleur méthode. De cette manière, vous gardez le contrôle sur votre planning.
      • Soit vous pouvez envoyer un e-mail au travailleur contenant un lien avec lequel il peut planifier lui-même son rendez-vous.
        • Ne le faites qu’à titre exceptionnel. Vous dépendez alors du travailleur et perdez le contrôle sur votre planning.
    • Étape 3 : Déterminez le champ de recherche et choisissez un créneau horaire.
      • Définissez le champ dans lequel il faut chercher des créneaux libres.
        • Vous pouvez choisir entre :
          • l’adresse professionnelle connue d’IDEWE
          • l’adresse du domicile du travailleur si elle est connue par IDEWE
          • un code postal ou une localité que vous introduisez vous-même
        • Par ailleurs, vous pouvez utiliser une barre de défilement pour étendre ou restreindre la zone de recherche autour de l'adresse choisie. Par défaut, la recherche se fait dans un rayon de  10 km.
      • Choisissez un créneau.
        • Vous pouvez également donner des informations complémentaires destinées à l’équipe médicale dont elle pourra tenir compte lors de l’examen médical.
      • Le travailleur est à présent planifié.
    • Étape 4 : E-mail de confirmation.
      • Si vous le souhaitez, vous pouvez envoyer un e-mail de confirmation (par exemple, au travailleur, à son responsable, à vous-même, etc.)
      • Vous avez la possibilité de personnaliser cet e-mail
        • en adaptant l’appellatif (par exemple, « Cher Jean »)
        • en y ajoutant une remarque supplémentaire
      • Envoyez l’e-mail et fermez l’onglet « IDEWE Booking » ou la fenêtre « IDEWE Booking » (en fonction des paramètres de votre navigateur)

 

 

Comment voir si un travailleur est planifié à un examen médical? Comment supprimer un rendez-vous planifié?

  • Dans l’aperçu de vos travailleurs, vous trouvez un champ « Date du rendez-vous ».
  • Sur la barre grise en dessous de l’écran « Planning (Booking) », vous trouvez un bouton « Aperçu des rendez-vous d'un travailleur / Déplanifier le travailleur ».
    • Vous voyez dès lors apparaître un aperçu des rendez-vous encore ouverts du travailleur sélectionné.
    • Vous pouvez également déplanifier le travailleur dans le(s) rendez-vous coché(s).

 

Comment voir les résultats des examens médicaux?

  • Allez sur l’onglet « Rapport de session ».
  • Vous pouvez paramétrer vous-même la période pour laquelle vous souhaitez voir les résultats.
    • Cette période est réglée sur un mois, par défaut.
    • Vous pouvez choisir une autre période vous-même ou la paramétrer par le biais du calendrier.
    • Vous pouvez revenir au maximum 3 mois en arrière.
    • Vous pouvez aussi télécharger le formulaire d’évaluation de santé (A131) ainsi que les attestations médicales et psychologiques de ces examens (uniquement si vous y avez accès).

 

Comment voir les travailleurs qui étaient absents à l'examen médical?

  • Dans l’aperçu des travailleurs, vous trouvez les colonnes « Date du dernier EM » et « Absent au dernier EM ».
    • « Date du dernier EM » vous indique la dernière date à laquelle le travailleur s’est présenté ou aurait dû se présenter à l’examen.
    • « Absent au dernier EM » vous indique si le travailleur était présent ou absent à cette date.
    • « Date du dernier EM » n’est donc pas nécessairement la date du dernier examen médical effectivement réalisé (le travailleur pouvait aussi être absent).
  • Dans l’onglet « Rapport de session », vous obtenez un aperçu de toutes les présences et absences à l’examen médical.
    • Vous pouvez filtrer sur « Absent ». Vous obtenez alors une liste avec uniquement les absences.

 

Comment consulter tous les formulaires d'évaluation de santé (A131) et les attestations d'un travailleur?

  • Allez dans l’onglet « Travailleurs ».
  • Sélectionnez le travailleur et cliquez sur le bouton de téléchargement.
  • Vous recevez alors un aperçu de tous les documents dont dispose IDEWE.
  • Sélectionnez le document souhaité et téléchargez-le.

 

Comment trier les travailleurs dans Planning (Booking)?

  • Vous pouvez trier en cliquant sur l’en-tête de la colonne.
    • Le tri s’effectue par défaut par ordre alphabétique « nom et prénom ».
    • Lorsque vous cliquez à nouveau sur cette colonne, vous changez l’ordre de tri en l’inversant.
    • Lorsque vous cliquez encore une fois, vous supprimez l’option de tri sur cette colonne.
    • Vous pouvez ensuite trier sur une ou plusieurs colonnes.