OUTIL D’IDEWE PERMETTANT AUX COLLABORATEURS DE S’ENREGISTRER EUX-MÊMES POUR UNE VACCINATION CONTRE LE CORONAVIRUS ET DE PLANIFIER LEURS MOMENTS DE VACCINATION

IDEWE a développé un outil permettant aux collaborateurs (travailleurs, tiers) de s’enregistrer eux-mêmes pour une vaccination et réserver ensuite les moments de vaccination nécessaires.

Étapes du processus

La planification se fait en 4 étapes :

l’employeur invite ses collaborateurs à s’enregistrer pour une vaccination contre le coronavirus à l’aide d’un lien ;
le collaborateur s’enregistre ;
IDEWE envoie au collaborateur un lien par e-mail afin qu’il puisse planifier les moments de vaccination nécessaires ;
le collaborateur planifie les moments de vaccinations nécessaires.

Étape 1 : l’invitation pour l’enregistrement

L’employeur prend contact avec son médecin du travail et reçoit un code d’entreprise et un code d’enregistrement d’IDEWE. Il envoie une invitation par e-mail à ses collaborateurs pour qu’ils s’enregistrent à l’aide d’un lien. De cette façon, l’employeur garde le contrôle et détermine lui-même la vitesse à laquelle les invitations sont envoyées et les groupes cibles.

L’employeur peut personnaliser le contenu de ce lien afin que les données du collaborateur soient déjà préremplies. Le niveau de personnalisation est déterminé par l’employeur. Tous les champs qui n’ont pas été préremplis doivent être complétés par le collaborateur lors de son enregistrement.

Important : analysez toujours au préalable tous les risques en matière de protection de la vie privée liés à votre personnalisation et à l’utilisation du lien d’enregistrement par vos collaborateurs.

Cliquez ici pour obtenir une description technique du lien d’enregistrement.

Étape 2 : le collaborateur s’enregistre

Le collaborateur se rend sur l’écran d’enregistrement à l’aide du lien d’enregistrement. Selon le niveau de personnalisation du lien, certains champs ont déjà été préremplis. Le collaborateur peut encore les modifier (ex. : l’adresse e-mail sur laquelle il souhaite recevoir l’invitation pour programmer un moment de vaccination).

Cette page comporte les champs suivants :

code d’entreprise et code d’enregistrement pour ce projet transmis à l’employeur par IDEWE
nom et prénom
nationalité
numéro de registre national ou numéro BIS.
normalement, toute personne qui travaille en Belgique dispose d’un numéro de registre national (NISS) ou d’un numéro BIS
- certaines catégories de collaborateurs étrangers (ex. : stagiaires étrangers) n’en possèdent pas
  - C’est pourquoi le champ n’est pas obligatoire pour les non-Belges.
  - Il est bien entendu vivement conseillé aux non-Belges qui ont un NISS ou numéro BIS de toujours remplir ce champ.
adresse e-mail
- adresse à laquelle sera envoyé l’e-mail d’invitation pour planifier un moment de vaccination spécifique
- il peut également s’agir, par exemple, de l’adresse e-mail de la personne responsable de l’enregistrement et de la programmation des moments de vaccination de ses collaborateurs
date de naissance
- case à cocher pour indiquer qu’il s’agit d’un collaborateur externe
- lorsque l’on coche la case, un champ complémentaire « ID externe » apparaît
  - il s’agit d’un champ obligatoire dans lequel le collaborateur externe saisit un code convenu avec l’employeur (par exemple, le numéro de badge)
  - le champ est utilisé pour vérifier qu’il n’y a pas d’utilisation abusive par des tiers
langue souhaitée

Sur la moitié gauche de la page, vous trouvez :

un lien vers une page d’information sur la vaccination contre le coronavirus sur le site Web d’IDEWE
une déclaration de consentement éclairé
une brève explication des différentes étapes

Étape 3 : le collaborateur reçoit une invitation pour se planifier

Après l’envoi des invitations pour s’enregistrer et la création des séances de vaccination nécessaires, le médecin du travail, en concertation avec l’employeur, donne le feu vert pour que les personnes qui se sont enregistrées soient invitées à planifier un moment de vaccination.

IDEWE envoie ces invitations à l’adresse e-mail communiquée lors de l’enregistrement. Le lien dans cette invitation est un lien strictement personnel, qui comporte les données d’identification du collaborateur. Ce lien est sécurisé et ne peut donc pas être manipulé.

Étape 4 : le collaborateur planifie un premier et, en fonction du type de vaccin, un deuxième moment de vaccination

Le collaborateur clique sur le lien dans l’invitation et peut choisir une séance et un moment de vaccination pour le premier vaccin.

Le deuxième moment de vaccination ne peut être programmé que si le premier moment de vaccination a été planifié. Si le collaborateur ne trouve aucun moment de vaccination approprié pour le deuxième vaccin, il peut encore annuler le premier moment de vaccination.

Une fois que le deuxième moment de vaccination a été planifié, la planification est définitive. La replanification via le lien n’est plus possible à ce moment-là.

Cependant, nous pouvons fournir à une personne qui supervise la campagne de vaccination un compte dans ElectrA qui lui permet d’annuler des collaborateurs en fonction de leur NISS ou de leur ID externe. Pour obtenir ce droit, contactez notre service clientèle.

Attention : vous n’obtenez ces informations que dans le but d’annuler des collaborateurs !
Conformément à la législation sur la protection de la vie privée, vous ne pouvez utiliser ces informations que dans ce contexte et non pour vérifier, par exemple, si un collaborateur a planifié un rendez-vous. Dans le cas contraire, vous vous rendez coupable de violation de la vie privée du collaborateur.