Bienvenue sur le module en ligne de gestion des étudiants jobistes.

Ce module vous permet :

• d’envoyer un questionnaire médical en ligne à vos étudiants jobistes ;
• de vérifier si les étudiants ont déjà complété ce questionnaire ;
• après évaluation des réponses au questionnaire par IDEWE, de vérifier qu’il n’existe aucune contre-indication médicale à l’occupation de l’étudiant en question

Quels étudiants jobistes doivent-ils compléter le questionnaire médical? Ils doivent donc figurer sur ce module. 

• Tous les étudiants de moins de 18 ans.
• Tous les étudiants qui effectuent un travail de nuit.
• Tous les étudiants qui sont exposés à des risques pour la santé dans le cadre de leurs activités.
• Les étudiants dont les tâches sont similaires à celles qu’effectuent les travailleurs soumis à la surveillance de la santé (qui font donc l’objet d’un examen périodique auprès du médecin du travail). 

Comment le module fonctionne-t-il ?

Il ressort d’une enquête menée auprès de jeunes que le smartphone est bien plus utilisé à l’heure actuelle que la messagerie électronique (e-mails). Dès lors, les étudiants sont contactés sur leur numéro de GSM. Ils reçoivent un SMS avec un lien d’invitation grâce auquel ils peuvent s’identifier sur un outil en ligne et répondre à une série de questions (d’ordre médical) pertinentes, permettant de détecter les éventuelles contre-indications à l’exercice de la fonction concernée.

Une fois le questionnaire complété, notre équipe médicale en est informée afin de pouvoir évaluer les résultats.

En votre qualité d’employeur, vous pouvez suivre le processus afin d’être toujours au courant de la situation pour chaque étudiant.

Intitulé de la fonction

Le programme utilise deux types de fonctions :

Fonctions IDEWE : il s’agit d’une série de fonctions de référence pour nous aider lors de l’évaluation. Tentez de sélectionner dans la liste la fonction dont le profil correspond le mieux au contenu du job étudiant. Vous avez également la possibilité d’indiquer qu’aucune des fonctions de référence ne correspond au travail que l’étudiant devra effectuer.
Fonction : vous pouvez compléter ce champ avec l’intitulé de la fonction utilisé dans votre entreprise ou institution.

Comment ajouter des étudiants ?

Vous pouvez procéder de deux manières :

• individuellement
• en chargeant un fichier Excel

Individuellement en cliquant sur « Ajouter »

Vous ouvrez une fenêtre dans laquelle vous complétez les données de base de l’étudiant.

Outre les champs comportant les données d’identification de l’étudiant, vous trouverez les champs suivants :

NISS (numéro de registre national)

Essayez de toujours remplir ce champ, étant donné que ce numéro est unique pour tous les travailleurs belges.
Pour les étudiants étrangers qui ne disposent pas de numéro NISS, ce champ peut rester vierge.

Employeur/numéro d'affiliation

Choisissez un des numéros d’affiliation auxquels vous avez accès.

Fonction

Il s’agit de l’intitulé de la fonction tel que vous l’utiliserez.

Fonction IDEWE

Lors de l’évaluation du questionnaire, IDEWE utilise plusieurs profils de fonction. Sur la base du profil de fonction choisi, les réponses au questionnaire seront déjà évaluées par le système et une proposition de décision sera formulée à l’attention de l’équipe médicale. Il importe donc, dans la mesure du possible, de sélectionner une fonction IDEWE. En effet, cela permettra d’accélérer le processus d’évaluation et de faire en sorte que notre équipe médicale vous communique plus rapidement sa décision.
Vous pouvez sélectionner une fonction IDEWE en cliquant sur la case adéquate ou simplement en insérant une partie de l’intitulé de la fonction recherchée.

Champs supplémentaires 1, 2 et 3

Il s’agit de trois champs supllémentaires dans lesquels vous pouvez ajouter des informations complémentaires concernant l'emploi. Ces informations sont destinées à votre usage personnel. Elles peuvent s’avérer très utile si, par exemple, vous employez un grand nombre d’étudiants à différents postes.
Vous êtes libre de compléter les champs comme bon vous semble, en fonction de ce que vous estimez nécessaire pour la gestion et le classement de vos étudiants jobistes. Vous pouvez y indiquer par exemple : le département, l’emplacement, la filiale, le numéro de personnel, le responsable etc.

Charger un fichier en cliquant « Ajouter avec Excel »

Vous pouvez télécharger un template qui peut être utilisé pour charger toutes les données des étudiants en une fois.

Les champs du fichier sont les mêmes que ceux à remplir manuellement lors de l’ajout individuel d’un étudiant (voir ci-dessus). Il importe que les dates et les numéros de GSM soient indiqués dans le format adéquat.

 Attention : la fonction IDEWE dans le fichier de chargement équivaut au code de la fonction, PAS à l’intitulé de la fonction. (par exemple : indiquer code de fonction « 4 », au lieu de « personnel administratif »). Vous trouverez un aperçu des fonctions d’IDEWE et des codes de fonction sur le deuxième document de travail (tableau « Code de fonction IDEWE »)

Envoi du questionnaire (« Inviter »)

Après avoir été ajoutés, les étudiants apparaissent dans cet aperçu. Il est possible de les trier en cliquant sur le titre des colonnes.

Les nouveaux ajouts se voient attribuer le statut « À envoyer ».  Pour sélectionner les étudiants, vous devez cocher la case précédant votre numéro d'affiliation. Dès qu’une personne est sélectionnée, vous pouvez l’inviter en cliquant sur « Inviter » (en haut à droite).

De la même manière, vous pouvez également envoyer un rappel.

Suppression d’étudiants

Vous pouvez sélectionner et supprimer un ou plusieurs étudiants en cliquant sur le bouton « Supprimer ».

Cependant, il n’est plus possible de le faire une fois que vous avez envoyé une invitation à l’étudiant en question.

Comment pouvez-vous suivre l’état de la situation ?

Une colonne « Statut » se trouve dans l’écran d’aperçu. Vous pouvez y vérifier :

• si l’étudiant a déjà reçu une invitation ;
• si le questionnaire a déjà été complété ;
• si une décision a déjà été prise par IDEWE et, dans l’affirmative, laquelle ?