COMMANDE DE VACCINS VIA ELECTRA OU « GESTION DU PERSONNEL ».  

 

Contenu

Comment fonctionne le module de commande ? Quelques principes importants.

  • Commande et enregistrement nominatifs
    • IDEWE doit enregistrer nominativement les vaccins administrés et les transmettre aux autorités. Il est donc nécessaire que les commandes soient également enregistrées nominativement.
  • Pour chaque campagne, il y a une date limite.
    • Cela signifie que la commande doit être passée avant cette date limite. Pour effectuer des changements après la date limite, vous pouvez contacter votre bureau régional du Groupe IDEWE.
  • Sites
    • Vous pouvez décider où vos collaborateurs seront vaccinés.
    • Cela peut se faire dans vos locaux ou dans un centre IDEWE.
    • Important : pour une vaccination dans vos locaux, un nombre minimum de 20 vaccins par site est requis.

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Combien de commandes puis-je passer dans une même campagne ?

En principe, vous pouvez passer plus d’une commande dans la même campagne, mais il est conseillé de ne le faire que dans des cas exceptionnels. Tant que la date limite n’est pas dépassée, vous pouvez encore modifier votre commande. Il n’est donc pas nécessaire de passer une commande supplémentaire pour effectuer des modifications. Cela pourrait même prêter à confusion.

Quand une commande supplémentaire est-elle utile ?

Une commande supplémentaire peut être utile lorsque cette commande doit être séparée de la commande existante.

Exemples de telles situations :

  • la commande supplémentaire est gérée par une personne de contact différente et pour un ensemble de travailleurs différent de celui de la commande existante
  • un groupe scolaire dispose d’un compte commun dans ElectrA ou dans « Gestion du personnel », mais chaque école veut commander séparément

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Comment puis-je commander des vaccins ? 

 

ÉTAPE 1 : LANCEMENT DE LA COMMANDE 

Créez une commande. Cliquez sur [ + Commande ], saisissez les coordonnées de la personne de contact pour cette commande et lancez votre commande. 


Vous pouvez créer une commande pour les campagnes de vaccination en cours.

 

ÉTAPE 2 : CRÉER DES SITES DE VACCINATION

Cliquez sur [ Modifier ] 



Ajoutez les sites où vous souhaitez que vos travailleurs soient vaccinés. 
Vous pouvez soit créer vos propres sites, soit choisir de vacciner dans un centre médical d’IDEWE.  

 


 

Lorsque vous ajoutez votre propre site de vaccination (dans les locaux de votre organisation/entreprise), vous devez remplir un certain nombre de champs concernant le lieu, qui sont nécessaires pour nous permettre d’organiser la vaccination le plus efficacement possible. 


 

 

ÉTAPE 3 : AJOUTER DES TRAVAILLEURS À LA COMMANDE 

Cliquez sur [ Ajouter ]. 



Ajoutez les travailleurs au site de vaccination correct. 
Pour sélectionner un travailleur, cliquez sur le symbole plus à côté de son nom, puis confirmez votre liste en cliquant sur [ Ajouter ]. 


 

Une fois qu’un travailleur a été ajouté à un site de vaccination, il ne peut plus être ajouté à un autre site. Vous devez d’abord retirer le travailleur du site de vaccination lié avant de pouvoir ajouter ce travailleur à un autre site. 

Si vous avez des collaborateurs qui travaillent pour 2 entités/numéros d’affiliation différents, nous vous demanderons de décider pour quelle entité vous voulez commander le vaccin. 

En cliquant sur le signe plus à côté du nom du travailleur, une fenêtre s’ouvrira pour vous demander à qui facturer le vaccin de ces travailleurs. 

 


 

Les personnes externes qui ne font pas partie des salariés, tels que les bénévoles, les consultants, les associés, etc., peuvent également être ajoutés à votre commande. 

Cliquez sur les 3 points à côté du bouton [ Ajouter ] pour le site de vaccination où vous souhaitez que ce travailleur externe soit vacciné. Sélectionnez [ Ajouter une personne externe ]. 


 

Nous avons besoin de quelques informations pour pouvoir vacciner ces personnes externes :

  • Numéro NISS (numéro de registre national ou numéro BIS) 
  • Prénom et nom 
  • Nationalité 
  • Date de naissance 
  • Numéro d’affiliation pour lequel le vaccin destiné au travailleur externe peut être facturé (important pour la facturation correcte des vaccins commandés).


 

 

ÉTAPE 4 : ENVOI DE LA COMMANDE 

Une fois que les sites de vaccination ont été choisis et que tous les travailleurs ont été ajoutés à un site, la commande peut être envoyée. 

Cliquez sur [ Placer la commande ] dans le coin supérieur droit. 


 

Confirmez votre choix. La commande sera alors transmise à votre bureau régional du Groupe IDEWE. 

Votre commande ne peut pas être placée si le nombre de personnes à vacciner est trop faible sur votre propre site. Un minimum de 20 travailleurs doivent être inscrits pour une vaccination dans vos locaux. 

Si vous souhaitez que vos travailleurs se fassent vacciner sur place ou dans le car lors de l’examen médical déjà planifié, veuillez prendre contact avec votre bureau régional du Groupe IDEWE. 

Vous verrez le statut de votre commande passer de « EN COURS » à « PLACÉ ». 

 

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Comment puis-je modifier ma commande si la date limite de commande n’est pas encore passée ? 

Si vous avez passé une commande mais que vous souhaitez apporter des modifications avant la date limite de commande, il n’est pas nécessaire de créer une nouvelle commande. Vous pouvez toujours modifier votre commande. 

Pour ce faire, cliquez sur le bouton [ Rouvrir la commande ] dans le coin supérieur gauche et confirmez que vous souhaitez rouvrir votre commande. 

Une fois votre commande rouverte, vous pouvez à nouveau effectuer toutes les modifications nécessaires : ajouter des travailleurs supplémentaires, ajouter des sites de vaccination supplémentaires, supprimer des travailleurs. 

Une fois toutes les modifications effectuées, vous devez renvoyer votre commande pour la finaliser. 

 

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Comment puis-je supprimer des travailleurs de la commande ? 

Vous pouvez supprimer des travailleurs de la commande en cliquant sur les 3 points à côté du bouton [ Ajouter ] et en consultant les vaccins commandés à cet endroit. 


 

Un aperçu des travailleurs sélectionnés du site de vaccination choisi apparaît. Vous pouvez supprimer les travailleurs sélectionnés de la commande en cliquant sur la poubelle à côté de leur nom et en refermant l’aperçu. 


 

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J’ai passé commande, et maintenant ? 

Votre commande sera envoyée à votre bureau régional du Groupe IDEWE. Les collaborateurs fixeront un moment approprié pour la vaccination et vous contacteront à cet effet. 

À partir de la mi-octobre, IDEWE lancera la campagne de vaccination contre la grippe dans le secteur des soins. Toutes les personnes qui travaillent dans le secteur des soins peuvent se faire vacciner (y compris les bénévoles, les stagiaires et les collaborateurs qui n’ont pas de contacts directs avec les patients, comme les techniciens, le personnel de cuisine et les collaborateurs administratifs). 

À partir du 8 novembre 2021, d’autres secteurs seront également concernés. Tous les collaborateurs seront alors éligibles, indépendamment de leur âge ou de la présence d’affections sous-jacentes. 

Retrouvez ici toutes les informations sur l’organisation du vaccin contre la grippe cette année.  

 

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