Bestellen van vaccins via ElectrA of Personeelsbeheer. 

 

Inhoud

Hoe werkt de bestelmodule? Enkele belangrijke principes.

  • Bestelling en registratie op naam
    • IDEWE moet de geplaatste vaccins op naam registreren en doorgeven aan de overheid. Daarom is het nodig dat de bestellingen ook op naam worden doorgegeven.
  • Op elke campagne staat er een deadline.
    • Dit betekent dat de bestelling moet zijn geplaatst vóòr het verstrijken van deze deadline. Voor wijzigingen na het verstrijken van de deadline kan u uw regionaal IDEWE-kantoor contacteren.
  • Locaties
    • U kan zelf bepalen waar uw medewerkers zullen worden gevaccineerd.
    • Dit kan zowel in uw eigen locatie als in een IDEWE-centrum.
    • Belangrijk: bij een eigen locatie is een minimum aantal van 20 vaccins per locatie vereist.

Naar boven.

Hoeveel bestellingen kan ik plaatsen in dezelfde campagne?

In principe kan u in dezelfde campagne meer dan één bestelling plaatsen, maar het is aangewezen om dit slechts uitzonderlijk te doen. Zolang de deadline niet is verstreken kan u uw bestelling immers nog steeds aanpassen. Het is dus niet nodig om voor wijzigingen een bijkomende bestelling te doen. Dit kan eerder tot verwarring leiden.

Wanneer is een bijkomende bestelling dan wel zinvol?

Een extra bestelling kan zinvol zijn wanneer die bestelling moet worden afgezonderd van de reeds bestaande bestelling.

Voorbeelden van dergelijke situaties:

  • de bijkomende bestelling wordt beheerd door een andere contactpersoon en gebeurt voor een andere reeks werknemers dan de reeds bestaande bestelling
  • een scholengemeenschap heeft een gemeenschappelijke account in ElectrA of Personeelsbeheer, maar iedere school wil afzonderlijk bestellen

Naar boven.

Hoe kan ik vaccins bestellen? 

 

STAP 1: START BESTELLING 

Maak een bestelling aan. Klik op [ +Bestelling ] en vul de gegevens van de contactpersoon voor deze bestelling aan en start uw bestelling. 


U kan een bestelling aanmaken voor de lopende vaccinatiecampagnes.

 

STAP 2: MAAK VACCINATIELOCATIES AAN

Klik op [ Bewerken ] 


Voeg de locaties toe waar u uw werknemers wil laten vaccineren. 
U kan zowel eigen locaties aanmaken als kiezen voor vaccinatie voor een medisch centrum van IDEWE. 


Bij het toevoegen van een eigen vaccinatielocatie (ter plaatse bij  in uw organisatie/bedrijf) moet u een aantal velden invullen over de locatie, die ons medisch nodig heeft om het vaccinatiemoment zo vlot mogelijk te laten verlopen. 


 

 

STAP 3: WERKNEMERS TOEVOEGEN AAN DE BESTELLING 

Klik op [ Toevoegen ].



Voeg de werknemers toe aan de correcte vaccinatielocatie. 
U selecteert een werknemer door op het plussymbool naast de naam aan te klikken en daarna uw lijst te bevestigen door te klikken op [ Toevoegen ]. 


 

Als een werknemers is toegevoegd aan een vaccinatielocatie kan deze niet meer toegevoegd worden aan een andere locatie. U moet dan eerst de werknemer terug loskoppelen van de gekoppelde vaccinatielocatie vòòr u deze werknemer kan toevoegen aan een andere locatie. 

Heeft u werknemers die werken voor 2 verschillende entiteiten/aansluitingsnummers, dan vragen we om een uitspraak te doen voor welke entiteit het vaccin wil bestellen. 

Bij het klikken op het plus-teken naast de naam van de werknemer zal een scherm openen met de vraag om een uitspraak te doen over de facturatie van het vaccin van deze werknemers. 


 

Externe personen die niet op de loonlijst staan zoals vrijwilligers, consultants, vennoten, ... kunnen ook toegevoegd worden aan uw bestelling. 

Klik op de 3 bolletjes naast de [ Toevoegen ]-knop voor de vaccinatielocatie waar u deze externe werknemer wil laten vaccineren. Kies [ Externe persoon toevoegen ]. 


 

Van deze externe personen hebben we een aantal gegevens nodig om te kunnen vaccineren:

  • INSZ-Nummer (rijksregisternummer of BIS-nummer) 
  • Voornaam en Naam 
  • Nationaliteit 
  • Geboortedatum 
  • Aansluitingsnummer waarop het vaccin voor de externe werknemer gefactureerd mag worden  (belangrijk voor een correcte afhandeling van de facturatie van de bestelde vaccins).


 

STAP 4: BESTELLING DOORSTUREN 

Als de vaccinatielocaties gekozen zijn en alle werknemers toegevoegd werden aan een locatie kan de bestelling doorgestuurd worden. 

Klik rechtsbovenaan op [ Bestelling plaatsen ]. 

Bevestig uw keuze. Hiermee stuurt u de bestelling door naar uw regionaal IDEWE-kantoor. 

Uw bestelling kan niet geplaatst worden als er een eigen locatie is met te weinig te vaccineren personen. Er moeten minimum 20 werknemers op een eigen locatie gevaccineerd worden. 

Als u uw werknemers tijdens het al ingeplande medisch onderzoek ter plaatse of met de medische car wil laten vaccineren, neem dan contact op met uw regionaal IDEWE-kantoor. 

U zal zien dat de status van uw bestelling wijzigt van 'IN OPMAAK' naar 'GEPLAATST'. 


 

Naar boven.

Hoe kan ik mijn bestelling nog wijzigen wanneer de uiterste besteldatum nog niet is verstreken? 

Als u een bestelling plaatste maar vóór de uiterste besteldatum nog wijzigingen wil doorvoeren, is het niet nodig om een nieuwe bestelling aan te maken, maar kan u uw bestelling nog wijzigen. 

Dat doet u door linksboven op de knop [ Bestelling heropenen ]  te klikken en te bevestigen dat u uw bestelling wil heropenen. 

Als uw bestelling is heropend, kan u terug alle aanpassingen doen die nodig zijn: extra werknemers toevoegen, extra vaccinatielocaties toevoegen, werknemers verwijderen. 

Als u alle wijzigingen hebt doorgevoerd, moet u uw bestelling opnieuw doorsturen om de bestelling af te ronden. 

 

Naar boven.

Hoe kan ik werknemers verwijderen uit de bestelling? 

U kan werknemers uit de bestelling verwijderen door te klikken op de 3 bolletjes naast de 
[ Toevoegen ]-knop en daar de bestelde vaccins raadplegen. 


 

Er verschijnt een overzicht van de geselecteerde werknemers van de gekozen vaccinatielocatie. Hier kan u de geselecteerde werknemers uit de bestelling halen door op het vuilbakje naast hun naam te klikken en het overzicht weer te sluiten. 

 

Naar boven.

Ik heb besteld, wat nu? 

Uw bestelling wordt doorgestuurd naar uw regionale IDEWE-kantoor. Zij zullen een passend vaccinatiemoment vastleggen en u hiervoor contacteren. 

Vanaf medio oktober start IDEWE de griepvaccinatie op in de zorgsector. Alle personen die werken in de zorgsector kunnen zich laten vaccineren (ook vrijwilligers, stagiairs en medewerkers die geen rechtstreeks patiëntencontact hebben zoals technici, keukenpersoneel en administratieve medewerkers). 

Vanaf 8 november 2021 komen ook andere sectoren aan bod. Alle medewerkers komen dan in aanmerking, ongeacht leeftijd of aanwezigheid van onderliggende aandoeningen. 

Lees hier nog eens alle info over de organisatie van de griepprik dit jaar.  

 

Naar boven.