Plannen via Booking - Hulp

Plannen van medische onderzoeken

Wij verwijzen graag naar het webinar dat wij maakten voor NMBS en Infrabel, waar u een duidelijke toelichting krijgt van de werking van ons systeem. (klik hier om het webinar te bekijken)

Deze pagina is een samenvatting van het webinar en toont je hoe je op een efficiënte manier een werknemer kan plannen voor een medisch onderzoek bij IDEWE.

Schematisch

Hoe plan je een medisch onderzoek?

Ga in het klantenportaal naar 'Mijn Personeel' en klik op het 'ElectrA'-icoontje.
Ga in ElectrA naar tab 'Planning (Booking)'

Bepaal eerst de groep van werknemers die je wil plannen via de verschillende filters in de linkermarge:
- Indienst
- Zoek naam/pers.nr. (=IDF)/INSZ (=rijksregisternummer)
  - Hiermee kan je naar een specifieke werknemer zoeken
  - Hou er wel rekening mee dat er ook rekening wordt gehouden met de andere actieve filters (vb indiensten, Rest te onderzoeken tot, …)
- Rest te onderzoeken tot
  - Dit zijn de vervaldagen voor de volgende gezondheidsbeoordeling (op basis van de ons aangeleverde gegevens)
  - Kies hier je gewenste periode
    - Tot vandaag
    - Tot einde jaar
    - Geen datum:
      - houdt geen rekening met een vervaldatum en toont alle werknemers
      - houdt wel rekening met de andere filters die je hebt ingesteld (vb 'In dienst' -> toont dus alle werknemers in dienst)
    - Datum kiezen
      - Hier kies je zelf een uiterste vervaldatum

Selecteer daarna de gewenste werknemer en klik op de knop 'Plan in' in de grijze balk onderaan
- Tip: Je kan deze grijze balk naar boven of beneden verslepen
- Het scherm om een type onderzoek en een datum te kiezen wordt geopend

Het plannen zelf gebeurt in 4 stappen
- Stap 1: Kies het soort medisch onderzoek dat je wil plannen
  - Ofwel rechtstreeks
  - Ofwel via 'Hulp nodig?'. Dan word je via vragen naar het juiste soort onderzoek geleid.
  - Duid aan of er ook een certificatieattest moet worden afgeleverd. Kies het juiste type attest.
  - Ga naar de volgende stap
- Stap 2: Bepaal hoe je wil plannen
  - Ofwel plan je zelf via een kalender.
    - Dit is zeker de beste werkwijze. Op die manier hou je ook de controle over je planning.
  - Ofwel kan je de werknemer een mail met een link sturen en kan hij/zij zichzelf inplannen
    - Gebruik dit uitzonderlijk. Je bent dan afhankelijk van de werknemer en verliest de controle over je planning.
- Stap 3: bepaal het zoekgebied en kies een tijdslot
  - bepaal het gebied waarin naar vrije tijdslots moet worden gezocht
    - Je kan kiezen tussen:
      - Het door IDEWE gekende werkadres
      - Het thuisadres van de werknemer indien door IDEWE gekend
      - Een postnummer of gemeente die je zelf intypt
    - Daarenboven kan je via een schuifbalk het zoekgebied rond het gekozen adres zelf uitbreiden of inperken. Standaard wordt gezocht binnen een straal van 10 km.
  - Kies een tijdslot
    - Je kan ook nog extra info voor het medisch team meegeven zodat zij hiermee kunnen rekening houden tijdens het medisch onderzoek
  - De werknemer is nu gepland
- Stap 4: bevestigingsmail
  - Indien gewenst kan je nu een bevestigingsmail sturen (vb naar de werknemer zelf, naar zijn/haar verantwoordelijke, naar jezelf, …)
  - Je kan deze mail personaliseren
    - Door de aanspreking te personaliseren (vb 'Beste Jan')
    - Door nog een extra opmerking in de mail toe te voegen
  - Verzend de mail en sluit de 'IDEWE Booking'-tab of het 'IDEWE Booking'-venster (afhankelijk van je browserinstellingen)

Hoe zie je wanneer een werknemer gepland is voor een medisch onderzoek? Hoe schrap ik een geplande afspraak?

In het overzicht van je werknemers vind je een veld 'Datum Afspraak'
In de grijze balk onderaan het scherm 'Planning (Booking)' vind je een knop 'Toon afspraken van een werknemer / Ontplan werknemer'.
- Je krijgt dan een overzicht van al de nog openstaande afspraken van de geselecteerde werknemer
- Je kan hier de werknemer ook ontplannen in de aangevinkte afspraak (afspraken)

Hoe zie je de resultaten van de medische onderzoeken?

Ga naar de tab 'Zittingsverslag'
Je kan hier zelf de periode instellen waarvan je de resultaten wenst te zien
- Standaard is dit ingesteld op één maand
- Je kan zelf een andere periode kiezen of via de kalender zelf instellen
- Je kan maximaal 3 maanden terug gaan
- Je kan er ook het Formulier voor gezondheidsbeoordeling (A131) en de medische en psychologische attesten van deze onderzoeken downloaden (enkel indien je hiertoe het recht hebt)

Hoe zie je wie afwezig was op medisch onderzoek (no-shows)?

In het overzicht van de werknemers vind je de kolommen 'Datum Laatste MO' en 'Afwezig op laatste MO'
- 'Datum Laatste MO' toont je de laatste datum dat de werknemer op onderzoek is geweest of had moeten komen
- 'Afwezig op laatste MO' toont je op de werknemer op die datum aanwezig of afwezig was
- 'Datum Laatste MO' is dus niet noodzakelijk de datum van het laatste effectief uitgevoerde medisch onderzoek (de werknemer kon immers ook afwezig zijn)
In de tab 'Zittingsverslag' vind je eveneens een overzicht van al de aanwezigen en afwezigen op medisch onderzoek.
- Je kan hier filteren op 'Afwezig'. Dan krijg je lijst met enkel de afwezigen.

Hoe kan je alle Formulieren voor gezondheidsbeoordeling (A131) en attesten van een werknemer raadplegen?

Ga naar de tab 'Werknemers'
Selecteer de werknemer en klik op de downloadknop
Je krijgt dan een overzicht van alle documenten waarover IDEWE beschikt
Selecteer het gewenste document en download het

Hoe kan je de werknemers in 'Planning (Booking)' sorteren?

Je kan sorteren door op de kolomhoofding te klikken
- Standaard wordt er oplopend gesorteerd op kolom ‘naam en voornaam’
- Wanneer je nog eens op deze kolom klikt verander je de sorteervolgorde naar ‘aflopend’
- Wanneer je daarna nog eens klikt hef je de sortering op deze kolom op
- Daarna kan je op één of meer andere kolommen sorteren