Instructiefiche tweewekelijks rapport 'Update Tijdslots' voor Belgian Rail

Inhoud van het rapport

Dit rapport wordt bezorgd aan een aantal mensen binnen HR-Rail, NMBS en Infrabel en geeft hun een overzicht van:

• het aantal beschikbare, geplande en vrije tijdslots in een bepaald jaar
• de 'Aard Onderzoek' van de reeds geplande tijdslots
• het soort en type van de tijdslots
• de fysieke plaats en sessie-eigenaar en eigenaar van het tijdslot
• de taal van het medisch team

Opslag van alle bestanden

Alle bestanden worden opgeslagen in iDocs. Je vindt er ook de mailinglijst.

• I:\Diensten\HR RAIL\Rapportering tijdslots Belgian Rail (2-wekelijks)

Structuur van het rapport

Het rapport wordt bezorgd in de vorm van een excel-bestand. Dit bestand herken je omdat het eindigt met 'Statistiek tijdslots'.

Het bestand bevat 2 sheets:

• 'Pivot'
  • hierin bevindt zich een pivot-tabel (draaitabel) met de analyse. Deze draaitabel refresht (herberekent) automatisch wanneer je het bestand opent.
• 'Data from ElectrA'
  • hierin worden de data geplakt die je ophaalt van uit ElectrA. Deze data voeden de pivot-tabel in de eerste sheet.

Te volgen stappen

• ophalen en export van de data uit ElectrA.
• plakken van de data in sheet 'Data from ElectrA' van het excel-bestand met het rapport.
• verwijderen van niet-Belgian Rail-werkgevers uit de data.
• opslaan van het excel-bestand met het rapport.
• verzenden van het rapport.

Ophalen en export van de data uit ElectrA

• Log in in ElectrA met user 790099 en het wachtwoord voor de '99'-users in ElectrA.
• ga naar tab 'Planning - Overzicht tijdslots'.
• check in het schermgedeelte 'Zittingsblad' de volgende instellingen in de linkermarge van scherm:

normaal zie je dan het totaal van al de tijdslots die voor dat jaar al werden aangemaakt.

• exporteer deze lijst en verplaats ze naar de documentenserver (map 'Exports uit ElectrA').
  • indien gewenst kan je het exportbestand hernoemen.

Verwijderen van niet-Belgian Rail- werkgevers uit de data

• open het exportbestand en maak op de bovenste lijn autofilters aan.
• open de autofilter in kolom 'Werkgever' en filter op lijnen met enkel asterisken (********)
  • dit zijn WgNrs die niet tot de account van ElectrA behoren en die moeten worden verwijderd.
    • bijvoorbeeld: iemand van een ander bedrijf die uitzonderlijk toch op een Rail-zitting werd gepland
• verwijder deze lijnen

Plakken van de data in het excel-bestand met het rapport

• open het excel-bestand met het rapport en ga naar sheet 'Data from ElectrA'.
• maak deze leeg en kopieer er de data uit de ElectrA-export in.

Tot slot

Het rapport-bestand is nu klaar. Bewaar het en open het daarna even. Check de 'Pivot'-sheet of alles OK is en verzend het rapport.

• TIP: het is best om bijvoorbeeld voordat je het rapport opslaat even te kijken in de 'Pivot'-sheet en te noteren hoeveel wns er bijvoorbeeld door NMBS werden gepland. Wanneer je het bestand opslaat en terug opent wordt de Pivot-tabel opnieuw berekend en zouden hier de nieuwe cijfers moeten verschijnen. Logischerwijs zullen deze altijd hoger liggen dan de cijfers van twee weken geleden.
  Je kan dit ook checken door met de cursor even op de pivot-tabel te klikken en dan in het menu bovenaan bij 'Pivot Table analysis' ('Draaitabel analyse'?) te refreshen. Dan zie je meteen het verschil.