Elektronische uitwisseling van personeelsgegevens - Hulp
Elektronische uitwisseling van personeelsgegevens met IDEWE
Via onze onlinemodules MyIDEWE en ElectrA kan je als werkgever de personeelsgegevens van je medewerkers beheren.
Daarnaast kunnen we deze gegevens ook via een elektronische gegevensuitwisseling updaten. Je bezorgt ons dan op geregelde tijdstippen een bestand met de gegevens van je medewerkers. Hieronder vind je de beschrijving van het aan te leveren bestand.
Afspraken
Werknemers
- Alle werknemers die de laatste 12 maanden in dienst zijn geweest.
- Vermelding van uitdienstdatum bij de afgevloeide werknemers.
- Belangrijk: elke werknemer mag slechts één keer in het bestand voorkomen !! (dus geen twee lijnen met dezelfde werknemer)
Formaat
- Het formaat van het bestand mag een Microsoft Excel of een tekstbestand (tabs met scheidingstekens in formaat UTF-8) zijn. Indien gewenst mag je het bestand opslaan in een zipbestand.
- Datumformaten: DD/MM/JJJJ of DD-MM-JJJJ
Belangrijk: gebruik altijd een scheidingsteken!
De onderstaande tabel toont de voorkeurformaten. Eigen omschrijvingen, coderingen en formaten van de klant kunnen in onderlinge afspraak door IDEWE worden omgezet naar de door IDEWE gevraagde gegevens en formaten.
Enkele voorbeelden:
- ‘WERKGEVER’: naam van de klant kan door IDEWE worden vertaald naar het IDEWE-aansluitingsnummer.
- 'GESLACHT’: de eigen codering ‘1’ kan door IDEWE worden vertaald naar ‘M’
Gegevens van de werknemers
Identificatie- en tewerkstellingsgegevens van de werknemer
Inactiviteitsgegevens van de werknemer
Contactgegevens van de werknemer
Identificatie- en tewerkstellingsgegevens van de werknemer |
||||
Verplicht Veld ? |
Benaming Veld |
Betekenis veld |
Waarom heeft IDEWE deze gegevens nodig? |
Formaat veld |
Verplicht |
Werkgever |
Het aansluitingsnummer bij IDEWE (vb 821675-3) |
|
7 karakters |
Optioneel |
Personeelsnr |
Eigen, unieke interne personeelsnummer bij de werkgever. Hetzelfde personeelsnummer mag niet identiek zijn bij verschillende personen van hetzelfde aansluitingsnummer. Het personeelsnummer wordt door IDEWE gebruikt voor de unieke identificatie van de werknemer om bij het opladen van het toegezonden bestand te controleren of deze werknemer al aanwezig is in de IDEWE-databank. |
|
Vrij veld (max. 11 tekens)
|
Verplicht |
INSZ |
Individueel Nummer Sociale Zekerheid (Rijksregisternummer of Bis-nummer) |
Het INSZ wordt door IDEWE gebruikt voor de unieke identificatie van de werknemer:
|
11 karakters |
Verplicht |
Naam |
|
|
30 karakters |
Verplicht |
Voornaam |
|
|
30 karakters |
Verplicht |
Functie |
Benaming van de functie van de werknemer. Indien met IDEWE een gestandaardiseerde benaming van de functie werd overeengekomen wordt deze benaming gebruikt. |
|
255 karakters |
Verplicht |
Geslacht |
|
|
M/V 1/2 Mannelijk/Vrouwelijk |
Verplicht |
Regime |
A = AMBTENAAR B = BEDIENDE J = JOBSTUDENT V = VRIJWILLIGER S = STAGIAIR X = FLEXI JOB
Andere statuten
C PWA/DIENSTENCHEQUES T TRI Z ZELFSTANDIGE P PATROON O Individuele BeroepsOpleiding (IBO) L LEERCONTRACT I INTERIM D DERDE G GELEGENHEIDSWERKER M WZT (Werk- en Zorgtrajecten) |
|
1 karakter |
Verplicht |
Geboortedatum |
|
|
DD/MM/JJJJ DD-MM-JJJJ |
Verplicht |
Taal |
N = Nederlands F = Frans E = Engels D = Duits A = Andere |
|
1 karakter |
Verplicht |
Indienst |
Datum in dienst |
|
DD/MM/JJJJ DD-MM-JJJJ |
Verplicht |
Uitdienst |
Effectieve uitdiensttredingsdatum Schorsingen zijn GEEN uitdiensttreding en kunnen worden vermeld in de rubrieken INACTIEF (zie hieronder) |
|
DD/MM/JJJJ DD-MM-JJJJ |
Volgens afspraak met IDEWE |
Onderzoekscentrum |
Medisch Onderzoekscentrum bij IDEWE. Indien deze rubriek niet is ingevuld wordt standaard het Medisch Centrum van het werkgeversdossier opgeladen. |
Elke werknemer wordt aan een Medisch Centrum toegewezen. Dit is van belang voor:
|
4 cijfers |
Volgens afspraak met IDEWE |
Afdeling |
Deze rubriek is enkel verplicht in werkgeversdossiers waarin met IDEWE werd overeengekomen dat de werknemers in afdelingen worden onderverdeeld. IDEWE creëert dan afdelingen. |
|
Volgens afspraak met IDEWE: IDEWE-afdelingsnummer of eigen benaming afdelingsnummer of -naam bij de klant. |
Volgens afspraak met IDEWE |
Preventieprofiel |
De exacte naam van het preventieprofiel |
Aan de hand van het preventieprofiel bepaalt IDEWE de beroepsrisico’s, wanneer de werknemer op gezondheidsbeoordeling moet komen, persoonlijke beschermingsmiddelen en preventieve maatregelen. |
255 karakters |
Inactiviteitsgegevens van de werknemer |
||||
Verplicht Veld ? |
Benaming Veld |
Betekenis veld |
Waarom heeft IDEWE deze gegevens nodig? |
Formaat veld |
Verplicht |
Startdatum_inactiviteit |
Startdatum van een ononderbroken volledige inactiviteitsperiode, dus geen deeltijdse inactiviteit waarbij de werknemer ook nog deeltijds aan het werk is. De inactiviteitsperiode wordt onderbroken wanneer de werknemer effectief het werk hervat, tenzij de werknemer binnen de eerste veertien dagen van deze werkhervatting opnieuw arbeidsongeschikt wordt. In dat geval wordt deze termijn geacht niet onderbroken te zijn. |
Het is belangrijk dat IDEWE op de hoogte is van de inactiviteitsperiodes van de werknemer. Niet enkel is dit een bron van informatie voor het medisch team, maar hierdoor wordt ook vermeden dat de inactieve werknemer wordt uitgenodigd voor een periodieke gezondheidsbeoordeling. Bovendien heeft een lange periode van inactiviteit een invloed op de jaarbijdrage voor deze werknemer. |
DD/MM/JJJJ DD-MM-JJJJ
|
Verplicht |
Einddatum_inactiviteit |
|
|
DD/MM/JJJJ DD-MM-JJJJ (Leeg = niet gekend) |
Verplicht |
Inactiviteitsmelding |
De inactiviteitsmelding krijgt waarde 'Y' (=JA) als de werknemer arbeidsongeschikt is door:
De inactiviteitsmelding krijgt waarde 'N' (=NEE) als de werknemer inactief is door andere redenen dan de bovenvermelde. |
De externe preventiedienst is verplicht om bij een arbeidsongeschiktheid wegens ziekte of ongeval van minstens vier weken de werknemer te informeren over de mogelijkheden bij werkhervatting. Het veld ‘Inactiviteitsmelding’ dient om een onderscheid te kunnen maken tussen inactiviteiten wegens ziekte of ongeval en de andere inactiviteiten, zodat IDEWE weet of de inactieve werknemer al dan niet moet worden gecontacteerd. |
Y/N (Leeg = 'N') |
Contactgegevens van de werknemer |
||||
Verplicht Veld ? |
Benaming Veld |
Betekenis veld |
Waarom heeft IDEWE deze gegevens nodig? |
Formaat veld |
Verplicht |
Thuisadres_Straat |
|
Om te kunnen voldoen aan onze informatieverplichting bij een arbeidsongeschiktheid van minstens 4 weken heeft IDEWE minimaal de thuisadresgegevens van de werknemer nodig. Deze adresgegevens kunnen wanneer nodig ook worden gebruikt in onze applicaties (bijvoorbeeld om de werknemer via brief uit te nodigen voor een gezondheidsbeoordeling). |
25 karakters |
Verplicht |
Thuisadres_Huisnr |
|
Zie ‘Thuisadres Straat’ |
8 karakters |
Verplicht |
Thuisadres_Busnr |
|
Zie ‘Thuisadres Straat’ |
8 karakters |
Verplicht |
Thuisadres_Postcode |
|
Zie ‘Thuisadres Straat’ |
6 karakters |
Verplicht |
Thuisadres_Gemeente |
|
Zie ‘Thuisadres Straat’ |
25 karakters |
Verplicht |
Thuisadres_Land |
|
Zie ‘Thuisadres Straat’ |
20 karakters |
Aanbevolen |
Privé-mailadres |
|
Om IDEWE toe te laten om de arbeidsongeschikte werknemer te contacteren dient de werkgever aan IDEWE al de nodige contactgegevens van de werknemer te bezorgen. De Federale Overheidsdienst voor Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO) adviseert op zijn website om ook het privé e-mailadres te bezorgen. |
254 karakters |
Aanbevolen |
Privé-GSMnr |
|
Zie ‘Privé-mailadres’. Belangrijk: "Indien IDEWE beschikt over het privé-GSMnr, dan zal dit ook worden gebruikt om de werknemer via SMS te contacteren voor een herinnering aan zijn/haar geplande gezondheidsbeoordeling en het invullen van de hieraan gekoppelde medische vragenlijst. |
E.164 FORMAT = +XXX XX XX XX XX |
Aanbevolen | Werkadres_Straat | 25 karakters | ||
Aanbevolen | Werkadres_Huisnr | 8 karakters | ||
Aanbevolen | Werkadres_Busnr | 8 karakters | ||
Aanbevolen | Werkadres_Postcode | 6 karakters | ||
Aanbevolen | Werkadres_Gemeente | 25 karakters | ||
Aanbevolen | Werkadres_Land | 20 karakters | ||
Aanbevolen | Werk-mailadres | 254 karakters | ||
Aanbevolen | Werk-GSMnr | E.164 FORMAT = +XXX XX XX XX XX |