IDEWE-tool registratie voor coronavaccinatie en inplanning vaccinatiemomenten

 

IDEWE ontwikkelde een tool waarbij uw medewerkers (werknemers, derden) zichzelf kunnen registreren voor een vaccinatie en daarna zelf de nodige vaccinatiemomenten kunnen reserveren.

 

Processtappen

Het inplannen gebeurt in vier stappen:

  • U nodigt uw medewerkers uit om zich via een link te registreren voor zijn/haar coronavaccinatie.
  • Uw medewerker registreert zich.
  • IDEWE bezorgt uw medewerker een e-mail met een link om zich in te plannen voor de nodige vaccinatiemomenten.
  • Uw medewerker plant zich in op de nodige vaccinatiemomenten.

 

Stap 1: uitnodiging voor registratie

Neem contact op met uw arbeidsarts. Deze zorgt ervoor dat u een bedrijfscode en een registratiecode ontvangt. Aan de hand hiervan herkennen wij uw instelling in onze applicatie.

Nodig daarna uw medewerkers uit om zich via een link te registreren.  Zo houdt u zelf het stuur in handen en bepaalt u zelf de snelheid van uitnodigen en de doelgroepen die u uitnodigt. 

U kunt de inhoud van deze link personaliseren zodat de gegevens van uw medewerker al vooringevuld worden. U bepaalt zelf de mate van personalisatie. Alle velden die niet vooringevuld zijn moet uw medewerker zelf invullen bij de registratie.

 Belangrijk: analyseer steeds vooraf alle privacyrisico's van uw personalisatie en van het gebruik van de registratielink door uw medewerkers. 

Klik hier voor de technische beschrijving van de registratielink.

 

Stap 2: uw medewerker registreert zich

Uw medewerker gaat via de registratielink naar het registratiescherm. Afhankelijk van de mate van personalisatie van de link werden een aantal velden al vooringevuld. Uw medewerker kan dit nog altijd aanpassen (bijv. het mailadres waarop hij/zij de uitnodiging om zich in te plannen voor een vaccinatiemoment wil ontvangen).

De registratiepagina bevat de volgende velden:

  • bedrijfs- en registratiecode voor dit project die door IDEWE aan de werkgever werden meegedeeld
  • naam en voornaam
  • nationaliteit
  • rijksregisternummer of bisnummer.
    • Normaal gezien heeft iedereen die in België wordt werkt een INSZ (cf rijksregisternummer) of een bisnummer
    • Sommige categorieën buitenlandse medewerkers (bijv. buitenlandse stagiairs) hebben dit niet.
      • Daarom wordt het veld niet-verplicht afgedwongen voor niet-Belgen.
      • Hebben niet-Belgen toch een INSZ of bisnummer? Dan raden wij erg aan om dit veld in te vullen.
  • e-mailadres
    •  Dit is het adres naar waar de uitnodigingsmail om zich in te plannen voor een vaccinatiemoment wordt verstuurd.
    • Dit kan dus ook bijv. het mailadres van de verantwoordelijke zijn als deze zou instaan voor de registratie en de inplanning van de vaccinatiemomenten van zijn/haar medewerkers.
  • geboortedatum
  • checkbox om aan te duiden dat men een externe medewerker is:
    • als deze checkbox aangevinkt is verschijnt er een bijkomend veld 'Extern Id'. 
      •  Dit is een verplicht veld waarin de externe medewerker een met de werkgever afgesproken code invult (bijv. badgenummer).
      • Met dit veld is het mogelijk om een eventuele controle uit te voeren op misbruik door derden.
  • voorkeurstaal

Op de linkerhelft van de pagina vindt u:

  • een link naar een informatiepagina over de coronavaccinatie op de IDEWE-website
  • een verklaring van informed consent
  • een korte uitleg over de verschillende stappen

 

Stap 3: uw medewerker ontvangt een uitnodiging om zich in te plannen 

In overleg met u geeft uw IDEWE-arbeidsarts of de IDEWE-medewerker klantenservice groen licht om de medewerkers die zich registreerden uit te nodigen voor het inplannen van een vaccinatiemoment.

IDEWE verstuurt deze uitnodigingen naar het mailadres dat werd opgegeven bij de registratie. De link in deze uitnodiging is een strikt persoonlijke link, die de identificatiegegevens van uw medewerker bevat. Deze link is beveiligd en kan dus niet worden gemanipuleerd.

 

Stap 4: uw medewerker plant zich in op een eerste en - afhankelijk van het type vaccin - een tweede vaccinatiemoment

Uw medewerker klikt op de link in de uitnodiging en kan een sessie en vaccinatiemoment kiezen voor het eerste vaccin.

Nadat het eerste vaccinatiemoment werd ingepland kan uw medewerker zich inplannen voor een opvolgvaccin. Als er geen geschikt vaccinatiemoment wordt gevonden voor het opvolgvaccin kan de medewerker het eerste vaccinatiemoment nog altijd annuleren.

Nadat ook het tweede vaccinatiemoment werd ingepland is de planning definitief. Herplannen via de link is op dat moment niet meer mogelijk.

Wij kunnen echter wel aan iemand die de vaccinatiecampagne superviseert een account in ElectrA geven waarmee hij/zij wel nog medewerkers kan ontplannen op basis van hun INSZ of extern_ID. Om dit recht te krijgen neemt u contact op met onze klantenservice.

Let wel: u verkrijgt deze informatie enkel met als doel het ontplannen van medewerkers!
Volgens de privacywetgeving mag u deze informatie dan ook enkel in deze context gebruiken en niet om bijv. na te gaan of iemand zich heeft ingepland. Zoniet maakt u zich schuldig aan een inbreuk op de privacy van de medewerker.

 

Overzicht en opvolging van de registraties en vaccinatiesessies

Samen met het recht om iemand te ontplannen krijgt u in ElectrA ook een pagina waarop u uw vaccinatiecampagne kan opvolgen.

 

Internet browsers

  • ondersteund: Google Chrome, Firefox
  • niet ondersteund: Internet Explorer